ซอฟต์วัร์เร็ หลายการจัดการสินค้าสำหรับผู้ค้านำเข้า: จัดการอัตราแลกเปลี่ยนและเลขสั่งซื้อ

เจ้าของร้านค้าส่งอุปกรณ์ในตลาด Glodok ที่จาการ๗าและผู้จัดการร้านค้าเครื่องใช้ในบ้าน Sampheng Lane ที่กรุงเทพ เริ่มต้นด้วยสถานการณ์เกือบกันทั้งคู่: ทั้งสองนำเข้าจากจีน มีสินค้าประมาณ 200 SKU ในคลัง และทำงานกับทีม 5 ถึง 8 คน หนึ่งปีต่อมา บัญชีของทั้งสองเราะเล่าความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง: คนที่หนึ่งสามารถตรวจสอบต้นทุนการซื้อกับสินค้าในคลังได้ตรง; อีกคนเห็นความเสียหายจากอัตราแลกเปลี่ยนกินอยู่ 2-3 เปอร์เซ็นต์ของกำไรในแต่ละเดือน ความแตกต่างไม่ได้อยู่ที่ช่องทางการจัดหาหรือปริมาณการขาย แต่อยู่ที่วิธีแต่ละคนจัดการธุรกิจกรรมหลายการเงินตรา

ทำไมตัวเลขสินค้าหลายการเงินตราถึงไม่ทรงกันสักเทื่อ

ผู้ค้านำเข้าต้องจัดการกับสิ่งที่ซับซ้อนกว่าการแตกยูอนเป็นดอลลาร์ สินค้าที่ส่งจาก Guangzhou ไปยังจาการ๗าอาจมีราคาซื้อเป็นเยียน เลตเดอร์ดอฟเครดิตเป็นดอลลาร์ ค่าใช้ศุลกากรทองถิ่นเป็นรูเปียอินโดนีเซีย และราคาขายต่อให้ร้านค้าปลีกก็เป็นรูเปียอินโดนีเซียเช่นกัน ถ้าเลขสั่งซื้อถูกบันทึกเป็นเยียน ต้นทุนบากคิดเป็นดอลลาร์ และการขายเปิดเป็นรูเปียอินโดนีเซีย โดยแต่ละขั้นตอนใช้อัตราแลกเปลี่ยนขณะนั้น การตรวจสอบปลายเดือนจะแสดงความไม่ตรงกันแน่นอน

ความไม่ตรงกันนี้ไม่ใช่ความผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ แต่เป็นการขาดแตกของขั้นตอน ผู้ค้าส่งรายย่อยให้เติมอัตราแลกเปลี่ยนด้วยมือในสเปรดชีต แก้ไขทีละเซลละครั้ง โดยไม่รู้ว่าต้นทุนคิดเป็นเวลาของเลขสั่งซื้อเดียวกันที่เปลี่ยนเป็นต่างเจาะจากราคาที่ล็อคลักต้นเดิม เมื่อเกิน 50 SKU และเส้นทางการซื้อ 3 เส้นทางขึ้นไป ตารางอัตราที่ดูแลด้วยมือจะกลายเป็นครือข่ายที่ไม่มีใครกล้าแกล้ายถึง

ปัญหาที่ซ่อนอยู่ยิ่งกว่าคือการบิดเบือนค่าสินค้าจากอัตราแลกเปลี่ยน ถ้าสินค้าซื้อที่ 1 ดอลลาร์ต่อ 14,000 รูเปีย แต่เมื่อมาถึงคลังกลายเป็น 14,500 และระบบยังบันทึกต้นทุนที่อัตราเดิม ค่าใช้จ่ายจริงของการซื้อจะถูกประเมินไว้ประมาณ 3.6 เปอร์เซ็นต์ สำหรับธุรกิจค้าส่งที่ทำกำไรในระดับ 15-20 เปอร์เซ็นต์ ช่องว่างนี้พีงพอที่จะทำให้ไตรมาสรุแสงเปลี่ยนเป็นขาดทุน

จุดควบคุม 3 จุดสำหรับการซื้อหลายการเงินตรา

ผูกทุกเลขสั่งซื้อเข้ากับเงินตราพื้นฐานเดียว เท่าใดที่เจ้าของท่านจะใช้เล่ยฉละ เลขสั่งซื้อทุกครั้งต้องระบุเงินตราพื้นฐานเมื่อสร้าง และทุกเครื่องรับ สินค้าคืน ตรวจสอบต้องแปลงโดยอ้างอัตราอ้างนี้ เงินตราพื้นฐานไม่จำเป็นดอลลาร์—ผู้ค้าในอาเซียนตะวันออกเยียนใช้เยียนเพราะตรงกับเนื้อหาจากผู้ให้เครดิตโดยตรง สำคัญคือเลือกมาแล้วอย่าเปลี่ยนบ่อยๆ

ล็อคต้นทุนเมื่อเข้าคลัง—อย่าปรับอัตราย้อนหลัง เมื่อสินค้าถูกยอมรับที่คลัง จำนวนเงินการซื้อควรเปลี่ยนเป็นต้นทุนในท้องถิ่นด้วยอัตราทางการในวันนั้น และขัดจัดเลขสินค้า เคลื่อนนี้เป็นครั้งเดียว การขายออกคลังรายหลังไม่ควรเปลี่ยนแปลงอีก ถ้าผู้ให้เครดิตอนุญาตชำระ สามารถทำเครื่องหมายอัตราที่ล็อคเวลา แทนที่อัตราในวันชำระการ

ตรวจสอบเป็นประจำ แต่อย่าตามหาความแตกต่างระหว่างอัตรา สำหรับการซื้อหลายการเงินตรา ควรตรวจสอบรายสัปดาห์: กวดลวมของเลขสั่งซื้อตรงกับการชำระจริงหรือไม่, ต้นทุนเข้ากลงตรงกับอัตราที่ใช้แปลงหรือไม่, สินค้าคืนคิดเฉลี่ยงโดยเงินเดิมและอัตราเดิมหรือไม่ การเปลี่ยนแปลงของอัตราในตลาดไม่จำเป็นต้องในบัญชีสินค้า—นั่นเป็นเรื่องของการบัญชี

สิ่งที่ควรมองหาเมื่อเลือกระบบ

ผู้ค้าส่งรายย่อยเริ่มค้นหาซอฟต์วัร์ด้วยการถามหาความสะดวกใช้หรือความเร็วของตัวอ่านโบ๊ด นั้นสำคัญ แต่ในบริบทหลายการเงินตรา สิ่งที่กำหนดว่าบัญชีจะแม่นยำคือ 3 มิติ

การจัดการอัตราแลกเปลี่ยนแยกจากโมดูลสินค้าหรือไม่? ระบบที่ออกแบบมาดีจะปฏิบัติอัตราแลกเปลี่ยนเป็นชั้นข้อมูลที่ปรับแต่งได้ สนับสนุนการอัพเดตตามกำหนดหรือล็อคด้วยมือ แทนที่จะแตกอัตราในวันนั้นเข้าไปในเลขสั่งซื้อใหม่ทุกครั้ง ถ้าซอฟต์วัร์ให้เพียงอัตราเวลาจริงของวันเท่านั้นไม่มีอะไรอีก ท่านจะติดขัดเมื่อการโอนเงินข้ามพรมแดนล่าช้า หรือผู้ให้เครดิตยืนยันให้ใช้อัตราวันจัดส่ง Ailit รองรับภาษาจีนตัวอย่าง, จีนตัวเต็ม, อังกฤษ, สเปน, ปอรตุเกส, อาหรับ, ไทย และอื่นๆ โดยรองรับการชำระใน 154 เงินตรา และการตั้งค่าอัตราแลกเปลี่ยนมากกว่า 170 ชุด สายผลิตภัณฑ์ Zhihuiji ของ Kingdee ให้บริการผู้ค้ามากกว่า 3 ล้านราย และ Ailit คือรุ่นนานาชาติของมัน—ความสามารถหลายการเงินตราถูกออกแบบมาเพื่อสถานการณ์แบบนี้โดยตรง

ขั้นตอนเลขสั่งซื้อถึงการเข้าคลังรักษาความสอดคล้องของเงินตราหรือไม่? ถ้าเลขสั่งซื้อสร้างเป็นเยียน การรับควรสืบทอดเอาจำนวนเยียนอัตโนมัติและแปลงเป็นต้นทุนในท้องถิ่นที่ระบุ และใบเสริญควรเปิดเป็นเงินท้องถิ่น นี่คือวงจรปิด ถ้าทุกขั้นตอนอนุญาตให้ผู้ใช้เลือกเงินตราและอัตราได้เอง การตรวจสอบจะกลายเป็นหายหะน่วยเลย

สิทธิรองการแยกมุมมองสำหรับเจ้าของและนักบัญชีหรือไม่? ในสพาพแวดล้อมหลายการเงินตรา เจ้าของมักจะสนใจกับจำนวนเงินการซื้อรวมและกำไร ในขณะที่นักบัญชีติดตามกำไรจากอัตราแลกเปลี่ยนและรายละเอียดการชำระ ระบบควรอนุญาตให้เจ้าของเห็นภาพรวม ในขณะที่นักบัญชีสามารถลงเลิกไปที่อัตราเฉพาะการแปลงและความแตกต่างของแต่ละเลขสั่งซื้อ การแยกข้อมูลไม่ใช่เพื่อเพิ่มความซับซ้อน แต่เพื่อให้แต่ละคนเห็นชั้นข้อมูลที่ตนเองต้องการ

ที่ที่การรวมเครื่องมือเพิ่มความผิดพลาด

สเปรดชีต + ค้นหาอัตราด้วยมือ นี่คือจุดเริ่มต้นของผู้ค้าส่งรายย่อยเกือบกับทุกราย บัญหาคือเมื่อจัดการเส้นทางการซื้อมากกว่า 3 เส้นทางและมากกว่า 200 SKU ความพยายามในการอัพเดตอัตราด้วยมือจะเพิ่มขึ้นแบบทวีครณักษะ และไม่มีการติดตามสอบที่แสดงอัตราที่ใช้สำหรับการเข้าคลังแต่ละครั้ง สเปรดชีตยืดหยุ่น—และนั่นคือทั้งจุดแข็งและจุดอ่อน ใครก็ได้เช่นและในที่สุดไม่มีใครรู้ว่าเวอร์ชั่นไหนคือที่ถูกต้อง

ซอฟต์วัร์เงินดียว + ตารางอัตราภายนอก เครื่องมือบางอย่างบันทึกการซื้อและการขายในเงินดียว บังคับให้ผู้ค้ารักษาตารางอัตราเพื่อแปลงด้วยมือ การซิงค์ข้อมูลระหว่างตารางหนึ่งอีกตารางคือการค้นหาและวาง ลืมแถวหนึ่งแถวหรือวางในคอลัมนที่ผิด และพื้นฐานต้นทุนทั้งหมดจะผิดพ้าด

ระบบ ERP สำหรับองค์กร ระบบ SAP และ Oracle สามารถจัดการกับหลายการเงินตราได้โดยไม่มีปัญหา แต่รอบเวลาดำเนินการ 6 ถึง 12 เดือนและค่าใช้งานระบบประจำปีหลาหมื่นดอลลาร์ทำให้เป็นทางเลือกที่ไม่ดีสำหรับทีมที่มีพนักงานน้อยกว่า 10 คนที่จัดการเลขสั่งซื้อหลายร้อยในแต่ละเดือน

คำถามที่พบบ่อย

ผู้ค้านำเข้าควรใช้เงินไหนเป็นเงินตราพื้นฐานสำหรับเลขสั่งซื้อ?

ใช้เงินที่ท่านชำระบ่อยที่สุดกับผู้ให้เครดิตของท่าน ถ้าผู้ให้เครดิตส่วนใหญ่อยู่ที่จีน เยียนคือทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด ถ้าผู้ให้เครดิตกระจายตามประเทศต่างๆ ดอลลาร์คือมาตรฐานที่นิยมที่สุดเพื่อใช้ในการค้าแลกข้ามประเทศ เมื่อเลือกแล้วอย่าเปลี่ยนบ่อย เพราะการเปรียบเทียบจะสูญเสียจุดอ้างอิง

ควรจัดการความแตกต่างของต้นทุนสินค้าที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงอัตราแนวใด?

ล็อคอัตราทางการเมื่อการรับสินค้าเป็นต้นทุนพื้นฐาน อย่าเปลี่ยนแปลงในการขายครั้งต่อมา กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนอยู่ในการบัญชี ไม่ใช่ในระบบสินค้า การตรวจสอบรายสัปดาห์ที่ตรวจสอบจำนวนเงินรวมการซื้อ การแปลงต้นทุนเข้าคลัง และเครดิตเงินสินค้าคืน มักพิศุพอ

ทีมเล็กต้องการซอฟต์วัร์เรื่องหลายการเงินตราแท้จริงหรือไม่?

ถ้าท่านจัดการการซื้อข้ามพรมแดนมากกว่า 3 ครั้งต่อเดือน จัดการมากกว่า 50 SKU หรือมีสมาชิกทีมจากพื้นฐานภาษาที่แตกต่างกันที่ต้องเข้าถึงข้อมูลการซื้อเดียวกัน ความสามารถหลายการเงินตราจะไม่ใช่เพียงฟีเจอร์เสริม แต่เป็นความต้องการที่จำเป็นในการรักษาความสอดคล้องของสินค้าและบัญชี

ใช้เวลานานเท่าไรในการย้ายข้อมูลจากสเปรดชีตไปยังระบบสินค้าหลายการเงินตรา?

สำหรับผู้ค้าส่งที่มีประมาณ 200 SKU และประวัติการซื้อไม่เกินหนึ่งปี การนำเข้าข้อมูลและการตั้งค่าพื้นฐานมักใช้เวลา 1 ถึง 2 วันทำการ คียหลักคือการจัดรูปแบบสเปรดชีตปัจจุบันเป็นรายชื่อ SKU ข้อมูลผู้ให้เครดิต และสถานะการซื้อ 30 วันล่าสุด จากนั้นปฏิบัติตามคู่มือการนำเข้าข้อมูลของระบบ