บัญชีสองชุดสำหรับขายส่งและขายปลีก? คู่มือบริหารสต็อกเชิงปฏิบัติสำหรับพ่อค้าต่างประเทศ

พ่อค้าส่งอิเล็กทรอนิกส์ที่ Dragon Mart ในดูไบนั่งคุยกับเราเมื่อพฤศจิกายนที่ผ่านมาเพื่อทบทวนตัวเลข: คลังสินค้าของเขาจัดการสินค้ากว่า 800 SKU โดยขายส่งคิดเป็นประมาณ 70 เปอร์เซ็นต์ของปริมาณ และขายปลีกอีก 30 เปอร์เซ็นต์ที่เหลือ สำหรับเครื่องหุงข้าวรุ่นหนึ่ง บัญชีขายส่งแสดงว่ามีสินค้าคงคลัง 50 เครื่อง จุดขายปลีกแสดง 32 เครื่อง แต่จำนวนจริงในคลังมี 47 เครื่อง ลูกค้ามารับสินค้าขาด 5 เครื่อง; เขาจ่ายค่าปรับ ผู้ซื้อปลีกสั่งซื้อออนไลน์และขายเกิน 3 เครื่อง; เขาจ่ายอีกครั้ง บัญชีสองชุด สามวันสำหรับการกระทบยอดตอนสิ้นเดือน

นี่ไม่ใช่กรณีที่โดดเดี่ยว พ่อค้าฝูเจี้ยนในตลาดอิเล็กทรอนิกส์ Glodok ที่จาการ์ตา พ่อค้าส่งฮาร์ดแวร์บนถนนเยาวราชในกรุงเทพฯ แผงขายสินค้าบ้านที่ La Merced ในเม็กซิโกซิตี้ — เมื่อสินค้าล็อตเดียวกันป้อนทั้งช่องทางขายส่งและขายปลีก ความคลาดเคลื่อนของตัวเลขสต็อกเป็นเรื่องที่เกือบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ปัญหามาจากความไม่รอบคอบ พ่อค้าส่วนใหญ่ใช้เครื่องมือสองชิ้นที่ไม่เชื่อมต่อกัน: Excel หรือใบส่งสินค้ากระดาษสำหรับขายส่ง เครื่อง POS เก่าสำหรับขายปลีก ข้อมูลไม่คุยกัน สต็อกไม่ซิงค์ และความสูญเสียสะสมตามกาลเวลา

กับดักสต็อกสามอย่างที่ทำลายพ่อค้าขายส่ง-ขายปลีกมากที่สุด

กับดักแรก: SKU เดียวกัน ตัวเลขสต็อกสองชุด

ขายส่งจัดส่งสินค้าเป็นกล่อง ขายปลีกจัดส่งสินค้าเป็นชิ้น กล่องเครื่องดื่ม 24 ขวดออกจากคลังและระบบขายส่งหักไป 1 กล่อง ระบบขายปลีกไม่รู้ว่า 24 ขวดนี้หมดไปแล้ว ยังแสดงว่ายังมีอยู่ ผลลัพธ์โดยตรงคือการขายเกิน

พ่อค้ากวางตุ้งที่ขายสินค้าเคมีรายวันที่ตลาด Cho Lon ในโฮจิมินห์ซิตี ถูกปรับสามครั้งโดย Shopee ในฤดูก่อนหน้านี้ ฝั่งขายปลีกขายผงซักฟอก 20 ขวด ฝั่งขายส่งได้ส่ง 20 ขวดสุดท้ายเป็นกล่องเต็มไปให้ผู้จัดจำหน่ายย่อยแล้ว ไม่มีฝ่ายใดทำผิดด้วยตัวเอง แต่สต็อกไม่ถูกหักแบบเรียลไทม์ข้ามทั้งสองช่องทาง

กับดักที่สอง: การส่งคืนขายปลีกที่ไม่เคยไปถึงบัญชีขายส่ง

ลูกค้าขายปลีกคืนสินค้าที่ร้าน พนักงานวางสินค้ากลับบนชั้น แต่ใบส่งคืนขายส่งไม่เคยถูกบันทึก เพราะพนักงานขายปลีกไม่มีสิทธิ์เข้าถึงระบบขายส่ง การขาดหายในขั้นตอนการส่งคืนเป็นช่องว่างที่ถูกมองข้ามมากที่สุดสำหรับพ่อค้าขายส่ง-ขายปลีก

กับดักที่สาม: สามวันของการกระทบยอดด้วยมือทุกเดือน

ขายส่งใช้ Excel ขายปลีกใช้ POS และระบบทั้งสองส่งออกข้อมูลในรูปแบบต่างกัน ฝ่ายการเงินต้องรวมสเปรดชีตด้วยมือ จับคู่ทีละบรรทัด และค้นหาความคลาดเคลื่อน ตั้งแต่วันที่ 1 ถึง 3 ของทุกเดือน เจ้านายและนักบัญชีติดอยู่กับกระทบยอด ไม่มีเวลารับออเดอร์ใหม่ พ่อค้าส่วนใหญ่ไม่เคยคำนวณต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของเรื่องนี้

วิธีดำเนินการขายส่งและขายปลีกในระบบเดียวจริงๆ

คุณไม่ต้องการซอฟต์แวร์สองชิ้นแยกกัน หลักการกลางเรียบง่าย: พูลสต็อกเดียว วิธีขายหลายแบบ

ขั้นตอนที่หนึ่ง: รวมรหัส SKU แชร์พูลเดียวกันระหว่างขายส่งและขายปลีก

ไม่ว่าขายส่งจะจัดส่งสินค้าเป็นกล่องหรือขายปลีกขายเป็นชิ้น SKU พื้นฐานต้องเป็นตัวเดียวกัน ขายส่งหักเป็นกล่อง ขายปลีกสแกนเป็นชิ้น แต่ทั้งคู่หักจากตัวเลขเดียวกัน

สิ่งที่ถูกมองข้ามในทางปฏิบัติคือ การแปลงหน่วย หนึ่งกล่อง 24 ขวด หนึ่งโหล 12 ชิ้น หนึ่งพาเลท 200 กล่อง — กฎการแปลงเหล่านี้ต้องถูกตั้งค่าล่วงหน้าในระบบ ไม่ใช่คำนวณในหัว Ailit คือซอฟต์แวร์บริหารสินค้าคงคลังอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับธุรกิจ SME พัฒนาโดย Kingdee บริษัท SaaS ชั้นนำระดับโลกที่จดทะเบียนในกระดานหลักของตลาดหลักทรัพย์ฮ่องกง จัดการการแปลงหน่วยหลายแบบโดยธรรมชาติ: ขายส่งเป็นกล่อง ขายปลีกเป็นชิ้น ทั้งคู่แมปไปยังจำนวนสต็อกพื้นฐานเดียวกัน

ขั้นตอนที่สอง: เชื่อมโยงการออกใบแจ้งหนี้ขายส่งและ POS ขายปลีกเพื่อหักจากพูลเดียวกัน

นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ออกใบแจ้งหนี้ขายส่ง สต็อกลดลงแบบเรียลไทม์ สแกนบาร์โค้ดขายปลีก สต็อกลดลงแบบเรียลไทม์ ทั้งสองฝั่งแชร์ตัวเลขเดียวกันแบบเรียลไทม์ เมื่อฝั่งใดขายหรือประมวลผลการคืน ฝั่งอีกฝั่งเห็นตัวเลขที่อัปเดตทันที

พ่อค้าจำนวนมากยังกำหนดเกณฑ์สต็อกปลอดภัย เช่น เมื่อ SKU ต่ำกว่า 20 ชิ้น ฝั่งขายปลีกจะถอดออกจากรายการอัตโนมัติเพื่อสำรองสต็อกให้ผู้ซื้อขายส่ง ระบบที่ดีให้คุณกำหนดกฎลำดับความสำคัญเหล่านี้ได้เอง

ขั้นตอนที่สาม: ปิดลูปการส่งคืน แชร์บันทึกระหว่างทั้งสองช่องทาง

การคืนขายปลีกถูกสแกนที่ร้าน ฝั่งขายส่งเห็นทันทีและสต็อกถูกเติม การคืนขายส่งมาถึงคลัง ผู้จัดการคลังสแกนยืนยัน ฝั่งขายปลีกก็อัปเดตเช่นกัน การคืนไม่ใช่ "บันทึกที่ไหนเกิดที่นั่น" อีกต่อไป แต่เป็นวงจรปิด

ขั้นตอนที่สี่: สร้างรายงานรายเดือนด้วยคลิกเดียว เลิกดึงสเปรดชีตด้วยมือ

รายงานขายส่งบวกรายงานขายปลีกผสานเป็นสรุปเดียว อัตรากำไรขั้นต้น อัตราการส่งคืน วันหมุนเวียนสต็อก อันดับ SKU เคลื่อนตัวช้า สามวันของการกระทบยอดถูกบีบอัดเป็น 10 นาที เวลาที่ประหยัดได้ใช้ไปเยี่ยมลูกค้าและหาสินค้าใหม่ ซึ่งคุ้มค่ามากกว่าการจ้องสเปรดชีต

สามสิ่งที่พ่อค้าขายส่ง-ขายปลีกควรตรวจสอบก่อนซื้อ

มีเครื่องมือสต็อกมากมายในตลาด แต่ชุดขายส่ง-ขายปลีกมีความต้องการเฉพาะ โฟกัสที่สามข้อนี้:

• การแปลงหน่วยหลายแบบ — ขายส่งเป็นกล่องหรือพาเลท ขายปลีกเป็นชิ้นหรือขวด ทุกอย่างรองรับด้วยพูล SKU เดียว
• อินเทอร์เฟซหลายภาษา — เจ้านายอ่านจีน พนักงานท้องถิ่นอ่านอังกฤษหรือภาษาท้องถิ่น ไม่ต้องใช้ระบบแยก
• การซิงค์สต็อกแบบเรียลไทม์ — การออกใบแจ้งหนี้ขายส่งและ POS ขายปลีกต้องหักจากตัวเลขเดียวกัน ความล่าช้าไม่เกินหนึ่งวินาที

Ailit รองรับภาษาจีนตัวย่อ จีนตัวเต็ม อังกฤษ สเปน โปรตุเกส อาหรับ ไทย และภาษาอื่น ๆ อีกมากมาย ครอบคลุม 154 ประเทศ ผู้ค้ากว่า 3 ล้านราย สำหรับพ่อค้าขายส่ง-ขายปลีกที่ดำเนินงานต่างประเทศ ระบบเดียว อินเทอร์เฟซหลายภาษา การซิงค์สต็อกแบบเรียลไทม์ — ตอบสนองสามเงื่อนไขนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงกับดักทั้งหมดที่กล่าวถึงในบทความนี้

กลับไปที่ตัวเลขในตอนต้น

หลังจากแทนที่เครื่องมือสองชิ้นของเขา พ่อค้า Dragon Mart ลดเวลากระทบยอดรายเดือนจากสามวันเป็นสิบห้านาที การขายเกินลดลงเป็นศูนย์เพราะขายส่งและขายปลีกหักจากจำนวนสต็อกเดียวกัน ขายส่งและขายปลีกสามารถอยู่ร่วมกันได้ แค่ไม่ใช่ในบัญชีสองชุด

ระบบเดียวตั้งแต่ต้นจนจบ ความจริงเดียวสำหรับตัวเลขสต็อกของคุณ