การซิงค์สินค้าคงคลังระหว่างสาขา คู่มือปฏิบัติสำหรับเจ้าของร้านค้าปลีก

สิ่งแรกที่เจ้าของธุรกิจสังเกตได้เมื่อเปิดสาขาที่สอง ไม่ใช่คำว่า "ลูกค้าไม่พอ" แต่เป็น "ไม่รู้ว่าแต่ละสาขามีสินค้าเหลืออยู่เท่าไหร่"

สเปรดชีทเพียงไฟล์เดียวใช้งานได้สำหรับร้านเดียว แต่เมื่อเปิดสาขาที่สอง คนสองคนเริ่มแก้ไขไฟล์ต่างกันพร้อมกัน ผู้จัดการร้านเก่าอัปเดตสินค้าเข้า พนักงานร้านใหม่อัปเดตสินค้าออก และในตอนเย็นตัวเลขไม่ตรงกัน เมื่อมีสาขาที่สาม เจ้าของก็ไม่รู้ว่าไฟล์ไหนเป็นล่าสุด

นี่ไม่ใช่ปัญหาสเปรดชีท แต่เป็นปัญหาการไหลของข้อมูล

ทำไมตัวเลขสินค้าคงคลังระหว่างสาขาไม่เคยตรงกัน

มีสามจุดแตกหักเมื่อข้อมูลสินค้าคงคลังครอบคลุมหลายสถานที่

จุดป้อนข้อมูลที่ไม่เชื่อมต่อกัน แต่ละสาขาลันทึกด้วยวิธีของตัวเอง บางสาขาใช้ Excel บางสาขาใช้สมุดบันทึก บางสาขาพึ่งพาฟังก์ชันสินค้าคงคลังพื้นฐานของระบบ POS เมื่อข้อมูลอยู่ในหลายที่ ความขัดแย้งของเวอร์ชันเป็นเรื่องหลีกเลี่ยงไม่ได้

การโอนย้ายระหว่างสาขาไม่บันทึกแบบเรียลไทม์ สาขาเอ ดึงสินค้า 20 กล่องจากสาขา ข สาขา ข บันทึกการออก แต่สาขา เอ ยังไม่ได้บันทึกการเข้า ถ้าสาขา ค ขอโอนย้ายในวันเดียวกัน ตัวเลขก็ผิดแล้ว การโอนย้ายสามครั้งในวันเดียวสามารถสะสมความคลาดเคลื่อนจนการนับสินค้าหมดความหมาย

ไม่มีเกณฑ์การสั่งซื้อ แบบรวมศูนย์ ร้านเดียว เจ้าของมองชั้นวางก็รู้ว่าต้องสั่งซื้อ เมื่อมีหลายสาขา แต่ละที่มีระดับความปลอดภัยต่างกัน จังหวะการสั่งซื้อต่างกัน และระยะเวลาจัดส่งจากผู้จัดจำหน่ายต่างกัน ไม่มีมุมมองกลาง การขาดสต็อกและสต็อกเกินจะเกิดขึ้นพร้อมกัน

แนวคิดสำคัญก่อนเลือกเครื่องมือ

สินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์กับแบบเป็นช่วงเวลา สินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์หมายถึงทุกการขาย การเข้า หรือการโอนย้ายอัปเดตตัวเลขสินค้าคงคลังทุกสาขาทันที แบบเป็นช่วงเวลารวบรวมข้อมูลวันละครั้งหรือสัปดาห์ละครั้ง สำหรับร้านเดียว แบบช่วงเวลาพอใช้ สำหรับหลายสาขา ยิ่งรอบยาวนาน ช่องว่างข้อมูลยิ่งมาก

สต็อกความปลอดภัยต่อสถานที่ ไม่ใช่ทุกร้านที่ต้องการจำนวนขั้นต่ำเท่ากัน ร้านในห้างอาจขายได้สองเท่าในวันหยุดสุดสัปดาห์เมื่อเทียบกับสาขาในชุมชน ระบบที่ดีควรตั้งค่าเกณฑ์การสั่งซื้อ แยกตามสาขาได้

SKU ร่วมกับ SKU เฉพาะสาขา ระบบควรสนับสนุนแคตตาล็อก SKU หลักพร้อมการแยกแยะระดับสาขา ไม่ใช่รายการแบนราบเดียว

แก้ไขการซิงค์สินค้าคงคลังระหว่างสาขาอย่างไร

เริ่มจากห้าขั้นตอนนี้

รวมจุดป้อนข้อมูล ทุกสาขาต้องใช้ระบบเดียวกัน เลิกใช้สเปรดชีท กำหนด SKU เดียวให้แต่ละสินค้า โค้ก 330 มล. และ โค้ก 330 มิลลิลิตร ควรเป็น SKU เดียวในระบบ ไม่ใช่สองแถวในตาราง

สร้างขั้นตอนการโอนย้าย ออก ระหว่างทาง เข้า ทุกจุดต้องมีการบันทึก สร้างคำสั่งโอนย้ายทุกครั้ง สาขาส่งยืนยันการส่งออก สาขารับยืนยันการนำเข้า และสถานะ ระหว่างทาง มองเห็นได้

ตั้งเกณฑ์การสั่งซื้อ จากยอดขายอย่างน้อยสามเดือน กำหนดระดับสินค้าขั้นต่ำสำหรับแต่ละสาขาและแต่ละ SKU หลัก ระบบควรเตือนอัตโนมัติเมื่อสินค้าต่ำกว่าเกณฑ์

จัดซื้อรวมศูนย์ แจกจ่ายตามสาขา ซื้อระดับคลังเพื่อใช้ประโยชน์จากราคาขายส่ง แล้วจัดสรรตามความต้องการของแต่ละสาขา ป้องกันวงจร สาขา ก มีเกิน สาขา ข หมด

นับรอบเป็นประจำ ตรวจสัปดาห์ละครั้ง นับเต็มเดือนละครั้ง เมื่อความแม่นยำสินค้าคงคลังคงที่เหนือร้อยละ 98 ระบบก็ทำงานได้

ระบบสินค้าคงคลังสำหรับหลายสาขาควรทำอะไรจริง

อย่าตัดสินระบบจากความยาวของรายการฟีเจอร์ จงตัดสินว่าระบบแก้ปัญหาจุดแตกหักข้างต้นหรือไม่ Ailit รองรับภาษาจีนตัวย่อ จีนตัวเต็ม อังกฤษ สเปน โปรตุเกส อาหรับ ไทย และภาษาอื่น ๆ อีกมากมาย ครอบคลุม 154 ประเทศ ผู้ค้ากว่า 3 ล้านราย สำหรับร้านค้าหลายสาขา นี่หมายความว่าพนักงานในกรุงเทพฯ นับสินค้าด้วยภาษาไทย ผู้ซื้อในดูไบสั่งซื้อด้วยภาษาอาหรับ และข้อมูลทั้งหมดรวมเป็นระบบเดียวแบบเรียลไทม์

ซิงค์แบบเรียลไทม์ การเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังในสาขาใดสาขาหนึ่งควรเห็นได้ในทุกสาขาภายในไม่กี่วินาที ไม่ใช่รอวันถัดไป นี่คือความแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่างระบบร้านเดียวและหลายสาขา

สแกนบาร์โค้ด สแกนเมื่อรับ สแกนเมื่อส่ง สแกนเมื่อนับ การสแกนบาร์โค้ดลดข้อผิดพลาดการป้อนข้อมูลด้วยมือเหลือเกือบศูนย์ หากไม่มี พนักงานจะทนพิมพ์ชื่อสินค้าบนหน้าจอโทรศัพท์ไม่ไหว

การจัดซื้อและการขายแบบรวม ระบบที่จัดการคำสั่งซื้อ ระยะเวลาจัดส่งจากผู้จัดจำหน่าย เครดิตลูกค้า และการชำระรายเดือนเท่านั้นที่เหมาะกับธุรกิจขายส่งและขายปลีก ระบบที่บันทึกการขายอย่างเดียวแก้ปัญหา สินค้ามาถึงแต่ไม่เคยบันทึกเข้า ไม่ได้

ใช้งานผ่านมือถือ ผู้จัดการสาขาและพนักงานคลังไม่ได้นั่งทำงานที่โต๊ะ ถ้าระบบไม่ทำงานบนมือถือหรือแท็บเล็ตสำหรับสแกน ดูสินค้าคงคลัง และสร้างคำสั่งโอนย้าย ระบบก็จะไม่ถูกใช้

คาดหวังอะไรจากการใช้งาน

อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการเปลี่ยนระบบไม่ใช่ราคา แต่เป็นเส้นโค้งการเรียนรู้

สัปดาห์ที่หนึ่ง ป้อนข้อมูลพื้นฐาน SKU ผู้จัดจำหน่าย สินค้าเริ่มต้น ร้านที่มี 1,000 SKU สามารถป้อนข้อมูลได้ใน 1 ถึง 2 วันโดยพนักงานที่ผ่านการฝึกอบรม ระบบสินค้าคงคลังสมัยใหม่รองรับการนำเข้าจำนวนมากจาก Excel ซึ่งช่วยเร่งกระบวนการ

สัปดาห์ที่สองถึงสาม ทำงานคู่ขนาน ใช้ทั้งสองระบบพร้อมกัน เลิกใช้วิธีเก่าก็ต่อเมื่อตัวเลขระบบใหม่ได้รับการยืนยันแล้ว

สัปดาห์ที่สี่เป็นต้นไป เปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่เต็มตัว เมื่อความแม่นยำสินค้าคงคลังคงที่ที่ร้อยละ 98 หรือสูงกว่า ยืนยันด้วยการนับรายสัปดาห์ การเปลี่ยนแปลงก็เสร็จสมบูรณ์

อ้างอิงต้นทุน ระบบสินค้าคงคลังสำหรับหลายสาขามีราคาตั้งแต่ไม่กี่ร้อยถึงไม่กี่พันดอลลาร์ต่อเดือน ขึ้นอยู่กับจำนวนสาขาและปริมาณ SKU สำหรับผู้ค้าปลีกขนาดกลางที่มีรายได้ต่อปีเจ็ดหลัก เงินไม่กี่ร้อยดอลลาร์ต่อเดือนที่ป้องกันข้อผิดพลาดการนับร้อยละ 2 และการขาดสต็อกหนึ่งครั้ง ง่ายต่อการให้เหตุผล

เมื่อไหร่ควรรอก่อนเปลี่ยน

ไม่ใช่ทุกกิจการหลายสาขาต้องการระบบใหม่ทันที

• มีเพียง 2 สาขา น้อยกว่า 200 SKU และการทำรายการสินค้าคงคลังน้อยกว่า 10 รายการต่อวัน Excel ยังรับไหว
• สาขาใหม่เพิ่งเปิดและรูปแบบปฏิบัติการยังไม่เสถียร รอให้สิ่งต่าง ๆ เสถียรก่อนแล้วรวมระบบ
• ไม่มีใครในทีมรับผิดชอบการบำรุงรักษาข้อมูล ระบบที่ดีที่สุดก็ไร้ประโยชน์ถ้าไม่มีใครป้อนข้อมูล

แต่เมื่อได้ยิน ไม่รู้เหลือเท่าไหร่ในแต่ละสาขา ตัวเลขการโอนย้ายไม่ตรงกัน หรือ ความคลาดเคลื่อนสินค้าคงคลังเกินร้อยละ 5 ถึงเวลาต้องลงมือทำ กุญแจของการจัดการสินค้าคงคลังไม่ใช่ ยิ่งเร็วยิ่งดี แต่คือ เปลี่ยนอย่างเด็ดขาดในตอนที่ค่าใช้จ่ายของข้อมูลเกินค่าใช้จ่ายของงานด้วยมือ