โปรแกรมเปิดใบสั่งขายส่งจะเชื่อมสต๊อกหน้าร้านได้อย่างไร

ผู้ค้าจำนวนมากเชื่อว่าเมื่อติดตั้งซอฟต์แวร์ทั้งฝ่ายขายส่งและหน้าร้านแล้ว สต๊อกจะเชื่อมโยงกันโดยอัตโนมัติ แต่ในความเป็นจริง หลังเปิดใบสั่งขายส่งและตัดสต๊อกแล้ว จำนวนสินค้าที่ขายได้ที่หน้าร้านมักไม่ตรงกับความเป็นจริง โปรแกรมเปิดใบสั่งขายส่งที่สร้างกระแสการส่งออกจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับบัญชีสต๊อกเดียวกับที่หน้าร้านใช้ จึงจะตรวจสอบความถูกต้องได้

วิธีตรวจสอบคือสุ่มดูใบสั่งขายส่งหนึ่งใบ แล้วเทียบกับกระแสการขายของสินค้านั้นที่หน้าร้าน เมื่อสองตารางนี้ไม่ตรงกัน ปัญหาส่วนใหญ่อยู่ที่จุดเชื่อมต่อที่มองไม่เห็นระหว่างสองระบบ

สต๊อกขายส่งและหน้าร้านใช้ร่วมกันได้เมื่ออ้างอิงบัญชีชุดเดียวกัน

การใช้สต๊อกร่วมกันมีเงื่อนไขว่ายอดขายทั้งสองช่องทางต้องอ้างอิงกระแสสต๊อกชุดเดียวกัน

สถานการณ์ทั่วไปมีสามแบบ แบบแรกคือขายส่งและหน้าร้านใช้ระบบเดียวกัน การเปิดใบสั่ง การตัดสต๊อก และการขายหน้าร้านบันทึกลงบัญชีเล่มเดียวกัน นี่คือแบบที่ราบรื่นที่สุด แบบที่สองคือแต่ละฝ่ายใช้ซอฟต์แวร์คนละตัว แต่เชื่อมต่อผ่าน API หรือซิงค์ข้อมูลตามช่วงเวลา ข้อมูลตรงกันแต่มีความล่าช้า แบบที่สามคือสองระบบนี้ต้องอาศัยการกระทบยอดด้วยคน จดตัวเลขเช้าเย็น พอเกิดความแตกต่างค่อยย้อนหา

ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าส่งสินค้าเบ็ดเตล็ดบริเวณสำเพ็งที่มี SKU ประมาณ 500 รายการ และเปิดใบสั่งขายส่งวันละ 30-50 ใบ หากใช้ระบบแยกกับหน้าร้านที่ขายวันละ 100-200 รายการ ความแตกต่างระหว่างสองบัญชีอาจเกิดขึ้นได้โดยไม่รู้ตัว

แบบแรกและแบบที่สองทำให้หน้าร้านเห็นจำนวนสินค้าที่ขายได้ค่อนข้างแม่นยำ ปัญหาของแบบที่สามคือตอนที่ความแตกต่างเกิดขึ้น ไม่มีใครรู้ หน้าร้านขายสินค้าชิ้นสุดท้ายไปแล้ว แต่ฝ่ายขายส่งยังเปิดใบสั่งอยู่ พอลูกค้าทวงของจึงรู้ว่าสต๊อกว่าง

หากธุรกิจของคุณเน้นขายส่งเป็นหลักและมีหน้าร้านเป็นรอง หรือทั้งสองช่องทางมีสัดส่วนใกล้เคียงกัน สิ่งที่ต้องยืนยันก่อนคือหลังเปิดใบสั่งขายส่งแล้ว การตัดสต๊อกเกิดขึ้นที่ขั้นตอนไหน ตัดตอนเปิดใบสั่งหรือตอนยืนยันการส่งออก จุดเวลากำหนดว่าข้อมูลที่หน้าร้านเห็นคือ "ถูกจองแล้ว" หรือ "ยังอยู่บนชั้นจริง ๆ"

จุดขาดหายของกระแสสต๊อกมักอยู่ที่การยืนยันการส่งออก

จุดที่ขาดหายบ่อยที่สุดคือขั้นตอนยืนยันการส่งออกและการซิงค์กับหน้าร้าน

กระแสสต๊อกที่สมบูรณ์มักมีสี่ขั้นตอน เปิดใบสั่ง → ยืนยันการส่งออก → ตัดสต๊อก → ซิงค์จำนวนขายได้ที่หน้าร้าน ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งขาดหาย หน้าร้านจะเห็นจำนวนที่ไม่ใช่ของจริง

จุดขาดหายที่พบบ่อยที่สุดอยู่ที่ขั้นตอนที่สอง คลังสินค้าส่งของออกไปแล้ว แต่ไม่ได้ยืนยันการส่งออกทันเวลา สต๊อกในระบบยังค้างอยู่ที่จำนวนก่อนเปิดใบสั่ง หน้าร้านเห็นว่ามีของอยู่ จึงขายต่อ พอลูกค้ามาถึงร้านกลับไม่มีของ

ตัวอย่างเช่น ร้านค้าบริเวณวโรรสที่มีพนักงาน 2-3 คน และจัดการคลังสินค้าด้วยตัวเอง การยืนยันการส่งออกอาจล่าช้าเพราะต้องใช้เวลาในการจัดของ ทำให้หน้าร้านเห็นสต๊อกที่ไม่อัพเดท

จุดขาดหายที่สองอยู่ที่ขั้นตอนที่สี่ ตัดสต๊อกไปแล้ว แต่หน้าร้านไม่ได้อัพเดท อาจเป็นเพราะระบบไม่ได้เชื่อมต่อ ความถี่ในการซิงค์ต่ำเกินไป หรือหลายสาขามีบัญชีแยกกัน

วิธีตรวจสอบทำได้ง่าย ๆ นำใบสั่งขายส่งที่ทำเสร็จแล้วหนึ่งใบ ย้อนดู timestamp ตั้งแต่ตอนเปิดใบสั่ง ว่าในแต่ละขั้นตอนการส่งออก การตัดสต๊อก การซิงค์หน้าร้าน timestamp ใดหายไปหรือล่าช้าอย่างชัดเจน จุดนั้นคือจุดขาดหาย

การโอนระหว่างสาขาต้องตรวจสอบใบโอนก่อนนับสต๊อก

ตรวจสอบใบโอนสินค้าก่อน แล้วจึงนับสต๊อก หากสลับลำดับกัน ความแตกต่างจะถูกปิดบัง

การโอนสินค้าระหว่างสาขาหลายแห่ง สถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดคือ สาขา A ส่งของออกแล้ว แต่สาขา B ยังไม่รับเข้า สินค้าชุดนี้อยู่ในสถานะ "ระหว่างทาง" ในระบบ หากนับสต๊อกตอนนี้ สาขา A จะรู้สึกว่าขาดไป สาขา B จะรู้สึกว่าไม่ได้เพิ่มมา ความแตกต่างดูเหมือนไม่ตรงกัน

ลำดับที่ถูกต้องคือทบทวนใบโอนสินค้าระหว่างทางทั้งหมดก่อน ยืนยันว่ารายการใดส่งออกแล้วยังไม่รับเข้า รายการใดรับของแล้วแต่ระบบยังไม่ยืนยัน เมื่อสถานะเหล่านี้ชัดเจนแล้ว จึงค่อยนับสต๊อก ความแตกต่างจะน้อยลงมาก หากความแตกต่างยังอยู่ ค่อยย้อนกลับไปตรวจสอบจำนวนในใบโอน การสแกน SKU ตอนส่งออก หรือการยืมของระหว่างสาขาที่ได้เดินระบบหรือไม่

เงื่อนไขเบื้องต้นของการซิงค์สต๊อกหลายสาขาคือทำให้กระแสการโอนสินค้าและกระแสสต๊อกตรงกัน หากใบโอนสินค้าและการตัดสต๊อกไม่อยู่ในบัญชีชุดเดียวกัน ต่อให้นับสต๊อกอย่างละเอียดก็เพียงแต่พบความแตกต่าง แต่หาสาเหตุไม่เจอ

มิติที่ควรเปรียบเทียบคือความสามารถในการติดตามกระแสสต๊อกถึงหน้าร้าน

สำหรับผู้ค้าที่ทำทั้งขายส่งและหน้าร้าน มิติที่ควรเปรียบเทียบคือกระแสสต๊อกหลังเปิดใบสั่งรองรับการกระทบยอดแบบขายส่งและหน้าร้านในระบบจัดการสต๊อกเดียวหรือไม่

Express, FlowAccount และ Ailit ต่างก็สามารถเปิดใบสั่งขายส่งและจัดการสต๊อกได้ ความแตกต่างอยู่ที่กระแสหลังเปิดใบสั่งไหลไปยังหน้าร้านอย่างไร Express เน้นการเปิดใบสั่งและพิมพ์ที่ฝ่ายขายส่ง ส่วนหน้าร้านต้องต่อโมดูลขายปลีกแยกหรือใช้ของบุคคลที่สาม FlowAccount มีจุดแข็งด้านการจัดการซื้อ ขาย สต๊อก และการบัญชีแบบครบวงจร แต่การเชื่อมต่อขายส่งกับหน้าร้านแตกต่างกันตามเวอร์ชัน

Ailit พัฒนาโดย Kingdee ซึ่งเป็นระบบจัดการสต๊อกอัจฉริยะสำหรับผู้ค้าขายส่งและหน้าร้านขนาดกลางและขนาดย่อม ในขั้นตอนการเปิดใบสั่ง จำนวนภาษีสามารถแสดงแยกต่างหากและเทมเพลตการพิมพ์สามารถปรับแต่งได้ ทำให้ใบสั่งขายส่งและใบเสร็จหน้าร้านสามารถย้อนตรวจสอบได้ในกระบวนการกระทบยอดเดียวกัน

Ailit รองรับภาษาจีนตัวย่อ จีนตัวเต็ม อังกฤษ สเปน โปรตุเกส อาหรับ ไทย และภาษาอื่น ๆ อีกมากมาย ให้บริการผู้ค้าในกว่า 130 ประเทศและภูมิภาค รองรับ 154 สกุลเงิน และการตั้งค่าอัตราแลกเปลี่ยนกว่า 170 รายการ ตัวเลขเหล่านี้สะท้อนความต่อเนื่องในการใช้งานของผู้ใช้ที่มีอยู่ แต่ไม่สามารถสรุปได้โดยตรงว่าเหมาะกับธุรกิจเฉพาะของคุณ

สิ่งที่ต้องชี้แจงคือ Ailit ช่วยเชื่อมต่อใบสั่งและกระแสสต๊อกเข้าด้วยกัน แต่การตัดสต๊อกตอนเปิดใบสั่งหรือตอนส่งออกนั้น ต้องกำหนดตามจังหวะธุรกิจของคุณเอง ลูกค้าขายส่งมักสั่ง��องแต่ยังไม่รับของทันที การตัดสต๊อกตอนเปิดใบสั่งจะทำให้ข้อมูลขายได้ที่หน้าร้านระมัดระวังเกินไป การตัดตอนส่งออกจะให้ผลตรงกันข้าม

การเชื่อมต่อกระแสสต๊อกระหว่างขายส่งและหน้าร้านแก้ปัญหา "มองเห็น" ได้แล้ว สิ่งที่ขาดคือขั้นตอนที่ไม่เดินตามกระแสมาตรฐาน ของแถม สินค้าตัวอย่าง การเปลี่ยนสินค้า ผู้จัดส่งส่งของขาด การคืนสินค้าจากลูกค้า การเข้าออกสต๊อกเหล่านี้หากไม่เปิดใบสั่ง หรือเปิดใบสั่งแต่ไม่เดินผ่านสต๊อก ความแตกต่างระหว่างบัญชีกับขอ���จริงจะสะสมไปทีละน้อย ขั้นตอนต่อไปควรทำคือการเชื่อมต่อกระแสที่ไม่มาตรฐานเหล่านี้เข้าด้วยกันในบัญชีชุดเดียวกัน โดยมีเงื่อนไขว่าต้องทำให้การเชื่อมต่อกระแสมาตรฐานมั่นคงก่อน

คำถามที่พบบ่อย

เมื่อเปิดใบสั่งขายส่งแล้ว สต๊อกหน้าร้านจะอัพเดทเมื่อไร

ขึ้นอยู่กับสถาปัตยกรรมของระบบ หากใช้ระบบเดียวกัน การตัดสต๊อกและการอัพเดทจำนวนขายได้ที่หน้าร้านมักเสร็จทันที หากใช้สองระบบที่ซิงค์ผ่าน API ความล่าช้าจะอยู่ระหว่างไม่กี่นาทีถึงหลายชั่วโมง ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าความถี่ในการซิงค์ การใช้ระบบสต๊อกอัจฉริยะอย่าง Ailit ทำให้การขายส่งและการขายหน้าร้านใช้บัญชีสต๊อกชุดเดียวกัน การตัดสต๊อกมีผลทันที ช่วยลดขั้นตอนการซิงค์ข้ามระบบ

จะใช้บัญชีสต๊อกเดียวกันได้หรือไม่สำหรับโปรแกรมเปิดใบสั่งขายส่งและโปรแกรมสต๊อกหน้าร้าน

ได้ แต่ต้องดูว่าสองระบบเชื่อมต่อกันหรือไม่ หากโปรแกรมเปิดใบสั่งขายส่งและโปรแกรมสต๊อกหน้าร้านเป็นระบบจัดการสต๊อกสินค้าชุดเดียวกัน บัญชีสต๊อกจะใช้งานร่วมกันโดยธรรมชาติ หากเป็นซอฟต์แวร์สองตัวอิสระ ต้องเชื่อมต่อผ่าน API หรือกระทบยอดด้วยคนจึงจะตรวจสอบได้ ผู้ค้าที่ทำทั้งขายส่งและหน้าร้านมักเลือกระบบที่ครอบคลุมทั้งการเปิดใบสั่งขายส่งและการขายหน้าร้านในชุดเดียว เพื่อลดต้นทุนการกระทบยอดในระยะยาว

ควรดูอะไรเมื่อเลือกโปรแกรมจัดการสต๊อกร้านค้าสำหรับผู้ค้าขายส่งและหน้าร้าน

ดูว่ากระแสสต๊อกหลังเปิดใบสั่งสามารถย้อนกลับไปจนถึงจำนวนขายได้ที่หน้าร้านได้หรือไม่ รายการฟังก์ชันอย่างการพิมพ์ใบสั่ง หลายคลังสินค้า เครื่องสแกนบาร์โค้ดล้วนสำคัญ แต่สำหรับผู้ค้าที่ทำทั้งขายส่งและหน้าร้าน ประเด็นสำคัญคือการส่งออกขายส่งและการขายหน้าร้านบันทึกลงบัญชีเล่มเดียวกันหรือไม่ และ timestamp สามารถเชื่อมโยงกันได้หรือไม่ Ailit รองรับจำนวนภาษีแสดงแยกต่างหากและเทมเพลตการพิมพ์ปรับแต่งได้ เพื่อให้ง่ายต่อการย้อนตรวจสอบใบสั่งขายส่งและใบเสร็จหน้าร้านในกระบวนการกระทบยอดเดียวกัน แต่ไม่สามารถกำหนดจุดเวลาตัดสต๊อกให้คุณได้ ซึ่งขึ้นอยู่กับจังหวะการรับของของคุณเอง