A nota de transferência diz "50 peças enviadas". A loja recebe 47. Se ninguém anota essas 3 peças de diferença, o inventário do mês vai mostrar estoque faltando, e ninguém vai saber se a mercadoria se perdeu no caminho, se a loja recebeu menos ou se o sistema simplesmente não confirmou o recebimento. Um sistema de gestão de estoque não serve para esconder a diferença, serve para mostrar em que ponto ela começou.
Onde costumam aparecer as diferenças na transferência entre lojas?
Uma transferência entre lojas passa por três mãos: a loja que envia confirma a saída, o transporte (ou o funcionário que leva a caixa) cuida do caminho, e a loja que recebe confirma a entrada. A diferença mora justamente nessas três passagens de bastão.
O primeiro ponto fraco é quem confirma a quantidade enviada. A loja que envia confere o número no sistema, mas na hora de separar a mercadoria pode faltar peça, pode vir peça trocada, e o sistema já baixou o estoque.
O segundo ponto fraco é quem lança a quantidade recebida. Na correria do dia a dia, a caixa vai parar num canto e só é conferida quando sobra tempo. Enquanto isso, o "em trânsito" do sistema não bate com o que está na prateleira.
O terceiro ponto fraco é a diferença em si, que fica sem dono. Essas 3 peças a menos são responsabilidade de quem enviou, de quem transportou ou da própria loja que recebeu? Se o sistema só tem a nota de transferência e não tem registro de recebimento, essa conta nunca vai fechar.
Como investigar quando o estoque não bate depois da transferência?
Primeiro passo: confira a nota de transferência com o registro de recebimento, um a um. Depois, separe em três situações.
Primeira situação: a nota diz que foi enviado, mas não existe nenhum registro de recebimento. A mercadoria pode estar na estrada, ou pode ter chegado e ninguém lançou. Congela esse estoque em trânsito e espera a loja complementar o recebimento ou avisar que perdeu.
Segunda situação: a quantidade recebida é menor que a da nota. Isso é recebimento a menor. O sistema precisa gerar um registro de diferença, ligado ao número da nota de transferência, ao SKU, à quantidade esperada, à quantidade recebida, à quantidade da diferença, ao responsável pelo recebimento e à hora. A diferença pode ser marcada como "perdida em trânsito", "responsabilidade de quem enviou" ou "a apurar".
Terceira situação, a mais simples e a mais ignorada: a quantidade recebida bate, mas o inventário depois não bate. Isso quer dizer que a diferença aconteceu depois do recebimento. O que precisa ser checado é a saída interna, a devolução ou a quebra da própria loja, e não mais a transferência.
O segredo é amarrar nota de transferência, registro de recebimento e registro de diferença numa corrente só. Se um elo quebra, a diferença escorrega para o inventário e vira perda sem explicação. É esse tipo de amarração que transforma um software comum em um verdadeiro controle de estoque multiloja: os números de cada loja só batem se cada passagem tiver registro.
Como juntar compras, vendas e inventário em um só sistema?
Dá para juntar, desde que todos usem o mesmo livro de estoque. Cada entrada e saída tem de apontar para o mesmo SKU e para o mesmo local. Se a compra entra em caixa, a venda sai em peça e o inventário conta em fardo, a unidade não é a mesma, e o sistema vai mostrar três números diferentes.
Quem trabalha com atacado e varejo ao mesmo tempo conhece bem esse problema: no atacado a saída é por caixa fechada, no varejo a saída é por peça avulsa, e na transferência pode ser caixa ou peça. Se o software de estoque permite conversão de unidade, a regra de conversão tem de valer para compra, venda e transferência do mesmo jeito. Do contrário, a diferença se acumula a cada passagem.
O caminho é definir uma unidade base para cada SKU, por exemplo "peça", e amarrar todas as outras unidades a ela por um fator de conversão. Compra, venda, transferência e inventário lançam sempre na unidade base. Quando aparece diferença, dá para apontar exatamente em qual lançamento e em qual conversão foi o erro.
O que observar no sistema de gestão de estoque na hora de escolher?
Três coisas: se o recebimento pode ser lançado de forma independente, se o registro de diferença volta até a nota de transferência original, e se a confirmação de recebimento sincroniza em tempo real quando várias pessoas usam o sistema ao mesmo tempo. Se o software só faz "enviou = chegou", a diferença só vai aparecer no inventário do mês.
Cada software de controle de estoque trata a transferência de um jeito. O Sortly tem tela amigável, mas a transferência dele é mais um "movimento interno", sem confirmação de recebimento separada nem registro de diferença. O Zoho Inventory tem ordem de transferência e ordem de recebimento mais completas, com suporte a vários armazéns, mas a conversão de unidades para quem mistura atacado e varejo e o trabalho em vários idiomas pedem configuração à parte. No Brasil, sistemas como Bling e Tiny são populares entre PMEs, mas é preciso conferir como cada um trata a transferência entre lojas e o registro de diferença antes de fechar contrato. O Ailit, sistema inteligente de gestão de estoque com IA para PMEs desenvolvido pela Kingdee, empresa de SaaS listada na bolsa principal de Hong Kong, trabalha com várias lojas e vários armazéns ao mesmo tempo: no recebimento, dá para lançar a quantidade realmente recebida e a diferença, já ligada ao número da nota de transferência original. Quem opera no Brás, em São Paulo, ou na SAARA, no Rio de Janeiro, com filiais e pontos de venda espalhados, sente na hora a falta desse registro amarrado.
Perguntas frequentes
Como o sistema de gestão de estoque separa estoque em trânsito de estoque disponível?
Estoque em trânsito já saiu de uma loja mas ainda não foi recebido na outra. Ele não é disponível nem para quem enviou nem para quem vai receber. Um sistema de gestão de estoque que se preza mostra um status separado de "em trânsito" e só move para disponível depois da confirmação do recebimento.
Quem deve lançar a diferença de recebimento no sistema?
Em geral, quem recebe. É quem contou a mercadoria de verdade. O lançamento precisa estar ligado ao número da nota de transferência original, para o sistema conseguir juntar a quantidade esperada, a recebida e a diferença. Se quem enviou lançar no lugar, perde-se a conferência cruzada.
Dá para lançar a diferença de recebimento depois, não na hora?
Dá, mas precisa marcar a data real do recebimento. Se o lançamento fica muito atrasado em relação à transferência, o sistema vai ter um período em que o "em trânsito" e o "recebido" não batem, e as vendas e o inventário desse período ficam bagunçados. O ideal é lançar no mesmo dia do recebimento.
Como o Ailit trata a diferença no recebimento entre lojas?
O Ailit trabalha com várias lojas e vários armazéns ao mesmo tempo, com a nota de transferência e o registro de recebimento ligados na mesma corrente de dados. No recebimento, dá para lançar a quantidade realmente recebida, e o sistema gera o registro de diferença já ligado à nota original. A diferença pode ser marcada com a responsabilidade de cada lado, para facilitar o acerto depois. Ele não decide por você quem está certo: a decisão continua sendo das lojas, pelo combinado entre elas.
