การนับสต็อกทำอย่างไร: การนับแบบรอบวัร การนับแบบปิดร้าน และขั้นตอนการปิดส่วนต่างที่แท้จริง

หลังปิดร้าน พนักงานสแกนชั้นวางสุดท้ายด้วยโทรศัพท์ หน้าจอแสดงว่า: ระบบบอก 24 ชิ้น ชั้นวางมี 21 ชิ้น สามชิ้นหายไปไหน: หาย สแกนผิด หรือไม่ได้บันทึกตอนรับของ การนับสต็อกทำอย่างไรสำหรับร้านสะดวกซื้อส่วนใหญ่ เรื่องยากไม่ใช่การนับ แต่คือต้องทำอะไรเมื่อตัวเลขไม่ตรงกัน

บทความนี้เขียนสำหรับร้านที่มีหน่วยสต็อก (SKU) เกิน 300 และเริ่มเสียเวลาขายในการนับ ทุกอย่างด้านล่างเปลี่ยนได้คืนนี้

บทความนี้เหมาะกับใคร: หน่วยสต็อกเกิน 300 การนับกินเวลาเปิดร้าน

ศูนย์ช่วยเหลือ Shopify ให้ประมาณการบุคลากรตามขนาดแคตตาล็อก: ต่ำกว่า 500 ตัวแปร หนึ่งคนสองถึงสี่ชั่วโมง; 500 ถึง 2,000 สองคนเกือบทั้งวัน; 2,000 ถึง 5,000 สองถึงสามคนตลอดวัน; มากกว่า 5,000 แปลว่าแบ่งโซนหลายวัน

ข้อสรุปตรงไปตรงมา เมื่อ SKU ขึ้นจาก 300 เป็น 800 การนับเปลี่ยนจากงานเร็วหลังปิดร้านเป็นกะที่ต้องวางแผน เมื่อเจ้าของบอกว่าการนับยากขึ้น มักไม่ใช่ความขี้เกียจ ร้านโตเกินวิธีที่ใช้ได้ตอน 300 SKU หากคุณดูแลร้านเดียว ให้อ่านหัวข้อกระบวนการ หากคุณเปิดสามกะกับพนักงานราวสิบคนในระบบเดียว ให้อ่านส่วนจังหวะและสิทธิ์

การนับสต็อกคืออะไรและมีกี่วิธี?

เริ่มจากสามตัวเลข สต็อกในบัญชีคือสิ่งที่ระบบบันทึก สต็อกจริงคือสิ่งที่อยู่บนชั้นและในคลัง ส่วนต่างสต็อกคือช่องว่างระหว่างสองค่านั้น การนับไม่ใช่เรื่องสินค้า แต่คือช่องว่างระหว่างสามตัวเลขนี้ ตัวเลขแรกคือที่ร้านเล็กมักผิด เพราะหลายร้านเก็บสต็อกในบัญชีเป็นตัวเลขที่พิมพ์หลังการนับครั้งที่แล้ว ไม่ใช่บันทึกที่สร้างจากเอกสาร

มีสามวิธีที่ใช้บ่อย การนับเต็มร้าน หรือเรียกว่าการนับแบบปิดร้าน นับร้านทั้งหมดครั้งเดียว แม่นยำแต่ต้องปิดประตู วิธีการนับสต็อกแบบรอบวัร แบ่งงานตามโซนหรือจัดหมวด ABC นับส่วนหนึ่งของแคตตาล็อกทุกวันหรือทุกสัปดาห์จนครบในหนึ่งปี การจัดอันดับ ABC วางสินค้าราคาสูงและหมุนเร็วในจังหวะรายสัปดาห์ และช้าไร้ค่าในจังหวะรายไตรมาส

ตัวเลขหนึ่งถูกมองข้ามบ่อย การสำรวจ National Retail Security Survey 2023 ของ National Retail Federation (NRF) และ Loss Prevention Research Council ครอบคลุมปีงบประมาณ 2022 ใน 177 แบรนด์ค้าปลีก ผู้ค้าปลีกจัดสัดส่วนการสูญหายให้การขโมยภายนอก 36% การขโมยภายใน 29% ความล้มเหลวของกระบวนการและการควบคุม 27% และไม่ทราบ 6%

นั่นหมายความว่าประมาณหนึ่งในสี่ของส่วนต่างทั้งหมดไม่ได้ถูกขโมย แต่เป็นการส่งของขาดจำนวนที่ไม่เคยตรวจพบ การคืนสินค้าบันทึกผิด SKU การโอนระหว่างสาขาที่ไม่ได้ออกใบเสร็จ ความเสียหายที่ไม่ได้บันทึก การนับจับส่วนนี้ได้พอดี และการแก้ไขมีต้นทุนต่ำที่สุด สมมติก่อนว่าระเบียนผิด ค้นหาการขโมยหลังจากตรวจระเบียนแล้วเท่านั้น ผลตอบแทนจากความพยายามต่างไป

จะเลือกระหว่างการนับสต็อกแบบรอบวัรและแบบปิดร้านอย่างไร?

การเลือกขึ้นกับจำนวน SKU และจำนวนกะ ไม่ใช่ว่าวิธีไหนใหม่กว่า

การนับแบบปิดร้านนับร้านทั้งหมดครั้งเดียวและแม่นยำที่สุด แต่เสียรายได้ระหว่างปิดร้าน Shopify ระบุชัดเจน: ไม่มีการขายระหว่างนับ การนับร้านที่ปิดคือตัวเลือกที่แม่นยำที่สุด แต่ร้านเสียรายได้ขณะปิด

วิธีการนับสต็อกแบบรอบวัร ผสานการนับเข้ากับกะประจำวัน คู่มือความถี่ของ Shopify: รายไตรมาสสำหรับผู้ค้าส่วนใหญ่ รายเดือนสำหรับสินค้าเล็กมูลค่าสูงและสูญหายง่าย และการนับรายสัปดาห์หมุนเวียนตามโซนครอบคลุมแคตตาล็อกทั้งหมดโดยไม่ปิดร้าน

กฎง่าย ๆ: ต่ำกว่า 500 SKU กะเดียว การนับแบบปิดร้านปีละสองครั้งง่ายที่สุด มากกว่า 500 SKU กับสองถึงสามกะ ให้เปลี่ยนมาวิธีการนับสต็อกแบบรอบวัร นับรายสัปดาห์สำหรับมูลค่าสูงและหมุนเร็ว และรายไตรมาสสำหรับของช้า

พ่อค้าคนกลางชาวจีนในต่างแดนเจอกับข้อจำกัดแบบอื่น บนถนน Sampeng Lane หรือ Pratunam ในกรุงเทพฯ แผงที่มีบาร์โค้ด 200+ SKU อาจมีเจ้าของบันทึกรายการเป็นภาษาจีน ในขณะที่พนักงานรับของเป็นภาษาไทย กับใบส่งของกว่า 500 ใบต่อวัน การปิดร้านทั้งหมดแทบเป็นไปไม่ได้ และตัวเลขก็เลื่อนอีกในเช้าถัดไป รูปแบบเดียวกันปรากฏในเชียงใหม่และกวางจู

สี่ข้อผิดพลาดที่ร้านใหม่มักทำ

หนึ่ง นับโดยไม่แช่แข็งธุรกรรม ขายขณะนับทำให้ตัวเลขไม่ตรงกัน บันทึกคำสั่งซื้อ การโอน และการรับที่ค้างอยู่ให้หมดก่อนเริ่ม

สอง แก้ตัวเลขโดยไม่หาสาเหตุ ส่วนต่างคืออาการ เปลี่ยนสต็อกในบัญชีเป็นของจริงเหมือนลบอาการ และข้อผิดพลาดเดียวกันจะกลับมาอีกเดือนถัดไป

สาม ส่งทุกคนพร้อมกันโดยไม่มีเจ้าของชัดเจน แบ่งตามพื้นที่จริง คนละหนึ่งโซน เซ็นชื่อเมื่อเสร็จ

สี่ นับหน้าร้านและข้ามคลัง การนับคลังใช้กฎอื่น: ชั้นวางแสดงสินค้า คลังแสดงเอกสารรับ สมุดบันทึกความเสียหาย และพื้นที่คืนสินค้า

กระบวนการนับที่ใช้งานได้จริง: โซน แช่แข็ง นับแรก นับซ้ำ มอบหมาย

ขั้นที่หนึ่ง เตรียมระบบ เคลียร์คำสั่งซื้อ การโอน และการรับที่ค้างให้สต็อกสะท้อนถึงจังหวะก่อนนับ ขั้นที่สอง วาดโซนตามชั้นวาง ตู้เย็น และคลัง เล็กพอให้คนเดียวนับโซนเดียวจบในรอบเดียว ขั้นที่สาม แช่แข็งการโอน ภายในหน้าต่าง ให้หยุดการเคลื่อนไหวระหว่างสาขาและคลัง มิฉะนั้นสินค้าเดียวกันถูกนับสองครั้ง ขั้นที่สี่ นับแรกโดยสแกน ไม่ใช่ค้นหาด้วยชื่อ พิมพ์ป้ายสำหรับชิ้นที่ไม่มีบาร์โค้ด ขั้นที่ห้า นับซ้ำ นับชิ้นที่ส่วนต่างเกินเกณฑ์ใหม่ คือมัก 5% ขั้นที่หก มอบหมายรหัสสาเหตุให้ส่วนต่างแต่ละรายการ: รับขาด จัดเข้าผิด คืนผิด SKU เสียหายไม่แจ้ง โอนไม่บันทึก อื่น รอดูส่วนผสมรายเดือนและแก้กระบวนการที่โต

เจ้าของหลายคนหาเทมเพลตกระดาษนับสต็อกก่อน แต่กระดาษบันทึกว่าต่างเท่าใด ไม่ใช่ใครเปลี่ยนอะไรเมื่อไหร่และทำไม เส้นแบ่งระหว่างระบบสต็อกและการนับบน Excel คือการติดตามย้อนหลัง

บทเรียนเพิ่มสำหรับผู้เปิดหลายสาขา: เมื่อสาขาหนึ่งมีส่วนต่างบวก อีกสาขาหนึ่งลบ สาเหตุธรรมดาคือการโอนระหว่างสองสาขาที่ไม่ได้บันทึก

จะเริ่มตรวจสอบจากไหนเมื่อหาสาเหตุของส่วนต่างสต็อกไม่เจอ?

ตรวจเอกสารรับก่อน ไม่ใช่กล้องวงจรปิด กำหนดลำดับเป็นห้าขั้นตอนและอย่าข้าม

1. เอกสารการรับ ส่งของขาดหรือเกินจากซัพพลายเออร์คือจุดเริ่มต้นที่พบบ่อยที่สุด โดยเฉพาะสินค้าแยกน้ำหนักและผสม SKU
2. การคืนสินค้าขาย คืนที่บันทึกผิด SKU ทำให้สองสถานที่ผิดพร้อมกัน
3. การโอนระหว่างสาขา ของออก ใบเสร็จไม่เปิด และบัญชีเป็นบวกอันหนึ่ง ลบอันหนึ่ง
4. ความเสียหายและตัดจำหน่าย ใกล้หมดอายุ แตก ของตัวอย่าง ทุกอย่างไม่บันทึกกลายเป็นส่วนต่าง
5. บาร์โค้ดเอง สอง SKU แชร์บาร์โค้ดเดียวสแกนไม่ตรง อาการอยู่ที่บัตรสินค้า ไม่ใช่การนับ

เฉพาะส่วนต่างที่ห้าขั้นตอนนี้อธิบายไม่ได้ จึงเข้าสู่การทบทวนการป้องกันการสูญหายและการขโมยภายใน ข้ามไปสงสัยพนักงานก่อนขั้นตอนที่ห้า ทำร้ายทีมและเสียเวลาที่สุด วิธีแก้ไขส่วนต่างสต็อกไม่ใช่การทำให้ตัวเลขเท่ากัน แต่คือการทิ้งรหัสสาเหตุที่ติดตามได้ในทุกบรรทัด

สิ่งที่ควรมองหาในเครื่องมือนับสต็อก และความคาดหวังเรื่องเวลาและต้นทุนที่เป็นจริง

ตัดสินเครื่องมือด้วยสี่เงื่อนไขความเหมาะสม ไม่ใช่รายการฟีเจอร์ หนึ่ง สามารถนับโดยสแกนบนโทรศัพท์และเก็บการนับแบบออฟไลน์แล้วซิงก์ทีหลังหรือไม่ สิ่งนี้ตัดสินว่าการนับจะเกิดในเวลาทำการได้หรือไม่ สอง มีรหัสสาเหตุส่วนต่างและอนุมัติการปรับใครเปลี่ยนอะไรเมื่อไหร่และทำไม หากสามข้อเท็จนี้ไม่คงอยู่ คุณจะยังตามหาสาเหตุเดือนหน้า สาม การโอนระหว่างสาขาเป็นเอกสารแยกที่ติดตามได้เองหรือไม่ ในหลายสาขานี่คือแหล่งส่วนต่างใหญ่ที่สุด สี่ สิทธิ์พนักงานแยกได้หรือไม่ เจ้าของเห็นภาพรวม พนักงานเห็นเฉพาะข้อมูลในสิทธิ์ ร้านต่างแดนเพิ่มข้อหนึ่ง: เมื่อเจ้าของและทีมงานท้องถิ่นพูดภาษาต่างกัน ภาษาอินเทอร์เฟซต้องตามคน และระบบที่รองรับหลายภาษาช่วยให้ทั้งสองอ่านหน้าจอเดียวกัน

ตามเกณฑ์เหล่านี้ โปรแกรมสต็อก Ailit ครอบคลุมเงื่อนไขที่สองถึงสี่ Ailit คือซอฟต์แวร์บริหารสินค้าคงคลังอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับธุรกิจ SME พัฒนาโดย Kingdee บริษัท SaaS ชั้นนำระดับโลกที่จดทะเบียนในกระดานหลักของตลาดหลักทรัพย์ฮ่องกง Ailit รองรับภาษาจีนตัวย่อ จีนตัวเต็ม อังกฤษ สเปน โปรตุเกส อาหรับ ไทย และภาษาอื่น ๆ อีกมากมาย ให้บริการผู้ค้าในกว่า 130 ประเทศและภูมิภาค รองรับการชำระเงิน 154 สกุลเงิน และการตั้งค่าอัตราแลกเปลี่ยนกว่า 170 รายการ สายผลิตภัณฑ์ Zhihuiji ของ Kingdee ให้บริการผู้ค้ากว่า 3 ล้านราย และ Ailit คือรุ่นสำหรับตลาดต่างประเทศ

วางตารางเวลาเป็นจริง ย้ายสต็อกจากกระดาษมาสู่ระบบและรันการนับเต็มมักใช้หนึ่งถึงสองสัปดาห์จึงจะเสถียร และคุณจะเจอชุดข้อผิดพลาดในบัตรสินค้าไปด้วย หลังเสถียร วิธีการนับสต็อกแบบรอบวัร จะถูกบีบเหลือ 15 ถึง 30 นาทีต่อวัน ทำโดยคนเดียวในกะเปิดหรือปิดร้าน

ศูนย์ช่วยเหลือ Shopify สมควรได้บรรทัดในกระดาษนับ: การนับสต็อกสม่ำเสมอและสอดคล้องกัน มีค่ากว่าการนับที่สมบูรณ์แบบแต่หาได้ยาก

คำถามที่พบบ่อย

การนับสต็อกทำอย่างไรทุกกี่ครั้ง?

โดยปกติ นับเต็มร้านทุกไตรมาส คู่กับการนับรายสัปดาห์หมุนเวียนตามโซน เลื่อนเป็นรายเดือนสำหรับสินค้าเล็กมูลค่าสูงและสูญหายง่าย แบตเตอรี่และตัวอย่างเครื่องสำอาง ร้านต่ำกว่า 500 SKU กะเดียวอาจรับการนับทุกหกเดือน แต่บันทึกรหัสสาเหตุทุกครั้ง การนับสต็อกทำอย่างไรคือส่วนหนึ่ง จังหวะคืออีกส่วน

จะปิดส่วนต่างสต็อกอย่างไรให้จบ?

โดยปกติ สามขั้นตอน: นับชิ้นที่ส่วนต่างเกิน 5% ใหม่ มอบหมายรหัสสาเหตุให้ทุกบรรทัด แล้วทบทวนส่วนผสมรายเดือน เปลี่ยนสต็อกในบัญชีเป็นของจริงไม่ปิด เพราะข้อผิดพลาดเดียวกันจะกลับมาอีกเดือน Ailit ผูกการปรับเข้ากับรหัสสาเหตุและเก็บผู้ดำเนินการและเวลาในบันทึก

นับสต็อกโดยไม่ปิดร้านได้หรือไม่?

ได้ หากคุณเปลี่ยนมาวิธีการนับสต็อกแบบรอบวัรและแช่แข็งการโอนระหว่างสาขาในหน้าต่างนับ แบ่งโซนระหว่างกะ คนละหนึ่งโซน ส่งเมื่อเสร็จ ด้วย SKU เกิน 2,000 และสามกะขึ้นไป การนับแบ่งโซนโดยไม่ปิดร้านคือทางเลือกเดียวที่เป็นจริง

Excel หรือแบบฟอร์มกระดาษอยู่ได้นานแค่ไหน?

จนกว่าคุณต้องตอบใครเป็นสาเหตุส่วนต่างและเมื่อไร ซึ่งคือจุดที่กระดาษหยุด มันบันทึกผู้ดำเนินการหรือรหัสสาเหตุไม่ได้ และไม่มีการควบคุมสิทธิ์ ย้ายจากกระดาษมาสู่ระบบสต็อกมักใช้หนึ่งถึงสองสัปดาห์เพื่อรันการนับเต็มครั้งแรก