พ่อค้าค้าส่งที่ทำการค้าที่แสมปเปงล็นกรุงเทพมีสินค้ากว่า 200 SKU ในคลังสินค้า แต่ละชนิดมีรายละเอียดการบรรจุที่แตกต่างกัน ใบสั่งซื้อมาเป็นภาษาจีน แต่พนักงานไทยในคลังสินค้าอ่านไม่ออก ตอนรับสินค้า สายชารจ์ระเบียบ A ถูกบันทึกเป็นระเบียบ B ในที่สุดท้ายเดือน ตัวเลขในบัญชีแตกต่างจากของที่มีอยู่บนชั้นวางเกือบกับสองร้อยละ นี่ไม่ใช่การจัดการที่ไม่ดี แต่เป็นสายโสงที่ขาดหายไประหว่างภาษากับเครื่องมือ
ถ้าคุณกำลังค้นหาซอฟต์เวร์จัดการสินค้าพร้อมเครื่องสแกนบาร์โค้ด คุณอาจคิดว่าสิ่งที่คุณต้องการคือฟังก์ชันแสกนที่ดี กระทั้งที่ประกอบคือผู้ที่อยู่ในคลังสินค้า ผู้ที่คีอน์เตอร์ และผู้ที่นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ ต้องเห็นตัวเลขเดียวกัน
ซอฟต์เวร์แบร์โค้ดจัดการสินค้าแก้ไขอะไรได้ และแก้ไขอะไรไม่ได้
บาร์โค้ดเป็นเพียงตัวระบุ คุณค่าที่แท้จริงคือการแทนที่จะนับและการบันทึกด้วยมือ ด้วยการสแกนที่ระบบรู้จัก สำหรับธุรกิจค้าส่งรายย่อมที่เริ่มต้นที่ 50 SKU การเปลี่ยนแปลงนี้หมายถึงการเปลี่ยนแปลงที่วัดเป็นตัวเลขได้หลายอย่าง:
- ไม่ต้องเรียงลำดับบรรทั้นกับสินค้าจริงตอนรับ สแกนบาร์โค้ดแล้ว ระบบจะแสดงชื่อสินค้า รายละเอียด ราคาซื้อ และจำนวนที่คาดว่าจะมาถึง
- ไม่ต้องตรวจสอบระดับสินค้าด้วยมือก่อนจัดส่ง สแกนแล้ว ระบบจะหักจากสินค้าปัจจุบัน และแจ้งเตือนถ้าสินค้าต่ำกว่าเส้นจุดสั่งซื้อใหม่
- ไม่ต้องใช้คนสองคนพร้อมสมุดบันทึกเครึ่องสวนบัญชี คนดียวพกถึงเครื่องสแกนเดินตรวจสอบ และระบบจะสร้างรายงานความแตกต่างโดยอัตโนมัติ
แต่บาร์โค้ดไม่สามารถแก้ปัญหาการทำงานร่วมกันหลายภาษาได้ด้วยตัวมันเอง ถ้าหน้าจอของระบบมีแต่ภาษาอังกฤษ แต่พนักงานในคลังสินค้าพูดภาษาไทยหรือภาษาจีน ชื่อสินค้าที่เห็นหลังจากสแกนก็ยังคงผิด การตัดสินใจสั่งซื้อยังคงต้องอาศัยเจ้าของ นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจจำนวนมากนำบาร์โค้ดมาใช้แล้วรู้สึกว่าไม่เกิดอะไรขึ้น พวกเขาแก้ปัญหาการระบุสินค้าได้ แต่ไม่ได้แก้การสื่อสารในทีม
ข้อผิดพลาด 3 อย่างที่ธุรกิจรายย่อมมักพบบ่อย
ข้อผิดพลาดที่หนึ่ง: ซื้อเครื่องสแกนก่อนซอฟต์เวร์
เครื่องสแกนเป็นเพียงอุปกรณ์ป้อนเข้าข้อมูล สิ่งที่กำหนดว่าคุณจะเห็นอะไรและทำอะไรได้หลังจากสแกนคือซอฟต์เวร์ที่อยู่เบื้องหลัง ธุรกิจจำนวนมากจ่ายหมื่นเพื่อซื้อเครื่องสแกนความเลิศสูง แล้วค้นพบว่ามันเชื่อมต่อกับระบบที่น่อย ซึ่งบันทึกแค่จำนวนขาเข้าและขาออก ไม่มีใบสั่งซื้อ ไม่มีหลายคลังสินค้า ไม่มีหลายเงินตรา ไม่มีรายงาน กำหนดกระแสการทำงานของธุรกิจคุณก่อน แล้วค้องเครื่องสแกนที่เข้ากันได้ ลำดับสำคัญมาก
ข้อผิดพลาดที่สอง: ใช้ Excel พร้อมปลั๊กอินบาร์โค้ดก็พอแล้ว
Excel สามารถสร้างรายชื่อ SKU ได้ และใช้ VLOOKUP จัดคู่บาร์โค้ดได้ แต่มันทำสิ่งเหล่านี้ไม่ได้: ความขัดแย้งรุ่นเมื่อหลายคนป้อนข้อมูลพร้อมกัน การหักลดสินค้าเวลาปะจจันหลังจากสแกน การแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อสินค้าต่ำกว่าระดับปลอดภัย และบันทึกการโอนย้ายระหว่างร้านหรือคลังสินค้า เมื่อคุณมี SKU เกิน 200 รายการ ส่งสินค้าเกิน 50 รายการต่อวัน หรือมีหลายคนจัดการสินค้าพร้อมกัน ค่าใช้เฉลี่ยงของ Excel จะเกินเวลาที่มันประหยัดได้
ข้อผิดพลาดที่สาม: ยิ่งมีฟังก์ชันมากยิ่งดี
ระบบบางอันรวมแพลตฟอร์มค้าออนไลน์ การติดตามการขนส่ง การจัดการสมาชิก แม้แต่พากเฉพาะด้านการเงินทั้งหมด สำหรับทีมค้าส่งขนาดเล็ก 3-5 คน ฟังก์ชันส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้งาน แต่เพิ่มความยากลำบากในการเรียนรู้และค่าใช้จ่าย สิ่งที่คุณต้องการคือให้การสั่งซื้อ การรับสินค้า สินค้า การขาย และการประนิพันทำงานได้อย่างลื่นไหล ส่วนที่เหลือสามารถรอให้ธุรกิจเติบโตก่อนได้
จาก 0 ถึง 1: สร้างระบบสินค้าพร้อมบาร์โค้ดที่ใช้งานได้จริง
ขั้นตอนที่หนึ่ง: ทำความสะอาดรายชื่อ SKU
ก่อนนำเข้าอะไรไปยังระบบ คุณต้องการตารางรายชื่อ SKU หลักที่สะอาด แต่ละรายควรมีอย่างน้อยชื่อสินค้า (แนะนำเป็นสองภาษาจีน-อังกฤษ) รายละเอียดและรุ่นบาร์โค้ด (EAN-69 หรือสร้างขึ้นเอง) หน่วย ราคาซื้ออ้างอิง และระดับสินค้าปลอดภัย ถ้าสินค้าชนิดเดียวกันมีการบรรจุที่ต่างกัน เช่นต่อกล่องและต่อชิ้น ให้แยกเป็น 2 SKU อย่าเชิ่ยดกัน เวลาที่คุณใช้ที่นี่จะกำหนดความแม่นยำของการสแกนที่จะเกิดขึ้นหลังจากนี้
ขั้นตอนที่สอง: เลือกระบบที่รองรับหลายภาษา
ถ้าคลังสินค้ามีพนักงานต่างด้าว หรือใบสั่งซื้อจากผู้สนับในประเทศ และคุณขายในท้องถิ่น ภาษาของหน้าจอก็จะกลายเป็นความต้องการในการทำงานประจำวัน เจ้าของอ่านภาษาจีนหรืออังกฤษ ผู้จัดการคลังสินค้าอ่านภาษาไทยหรือภาษาสเปน ทีมขายอ่านภาษาอารับิก เอกสารดีเดียวกัน ทุกคนเห็นภาษาที่ตนเองคุ้นเคยชิน ระบบสามารถเปลี่ยนภาษาได้ด้วยคลิกเดียวของ Ailit ช่วยให้ระบบเดียวกันทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานหลายภาษาได้อย่างลื่นไหล Ailit เป็นซอฟต์เวร์จัดการสินค้าอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนที่โดย AI สำหรับ SME พัฒนาโดย Kingdee บริษัท SaaS ที่นำหน้าในระดับโลกที่จดทะเบียนหลักในตลาดหลักของฮ่องกง รองรับภาษาอังกฤษ จีนตัวอย่างง่าย จีนตัวเต็ม สเปน ปอรตุกัส อารับิก ไทย และภาษาอื่นๆ ให้บริการธุรกิจในกว่า 130 ประเทศและภูมิภาค
ขั้นตอนที่สาม: ตั้งค่าเส้นการสั่งซื้อใหม่และโปรแกรมการซื้อ
กำหนดระดับสินค้าปลอดภัยให้กับทุก SKU ในระบบ เมื่อสินค้าต่ำกว่าเส้นนี้ ระบบจะสร้างคำแนะนำการซื้ออัตโนมัติ สำหรับธุรกิจจีนในต่างประเทศที่สั่งซื้อจากจีน ขั้นตอนนี้สำคัญฯยิ่ง เพราะการสั่งซื้อต้องใช้เวลา 2-3 สัปดาห์กว่าสินค้าจะมาถึง เมื่อคุณตัวทานว่าสินค้าขาด ก็นัดเกินไปแล้ว Ailit รองรับการชำระเงินใน 154 เงินตราพร้อมการตั้งค่าอัตราแตกเงินกว่า 170 คู่ การซื้อบันทึกเป็นเวียน การขายเป็นเงินท้องถิ่น และความแตกต่างของอัตราแตกเงินชัดเจนที่เดียว
ขั้นตอนที่สี่: เดินระบบเต็มรูปแบบ — ซื้อ, รับ, เก็บ, ขาย
ก่อนเริ่มใช้งานจริง ให้ทดสอบระบบเต็มกับ 20-30 SKU: สร้างใบสั่งซื้อ สแกนรับสินค้า ยืนยันการเก็บเข้าคลังสินค้า สร้างใบสั่งขาย สแกนส่งออก สร้างรายงานสินค้า คุณจะค้นพบจุดที่ขาดเคลื่อน เช่น สินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ดในระบบ หรือข้อมูลคลังสินค้าและการขายไม่ซิงกัน การค้นหาปัญหาในขนาดเล็กถูกกว่าการค้นหาหลังเปิดตัวเต็มรูปมาก
ชีตเลิสต์เลือกซอฟต์เวร์จัดการสินค้าแบร์โค้ด
| เกณฑ์ | สิ่งที่ควรถาม | ทำไมจึงสำคัญ |
|---|---|---|
| การรองรับบาร์โค้ด | สามารถสแกน EAN-69, Code 128 และ QR ได้ไหม? สร้างฐานข้อมูลบาร์โค้ดของคุณเองได้ไหม? | กำหนดว่าคุณสามารถใช้เครื่องสแกนที่มีจำหน่ายหรือต้องติดป้ายใหม่ทั้งหมด |
| หลายภาษา | หน้าจอ เอกสาร และรายงานรองรับการเปลี่ยนภาษาไหม? | ส่งผลโดยตรงต่อความเร็วในการเรียนรู้ของพนักงานต่างด้าวและอัตราความผิดพลาด |
| หลายเงินตรา | รองรับการชำระเงินหลายเงินตราและอัตราแตกเงินไหม? | ความต้องการจริงสำหรับธุรกิจที่ซื้อจากต่างประเทศ |
| หลายคลังสินค้า | สามารถจัดการโอนย้ายระหว่างคลังสินค้าหรือร้านได้ไหม? | ขั้นตอนทำอิดเมื่อธุรกิจเติบโต |
| ความยากลำบากในการเรียนรู้ | พนักงานใหม่ต้องใช้เวลานานเท่าใดกว่าจะสร้างคำสั่งเองได้? | ทีมขนาดเล็กไม่สามารถรับการฝึกอบรมที่ยาวนาน |
| ค่าใช้จ่ายดำเนินการ | ต้องการพนักงาน IT ในการติดตั้งไหม? ค่าธรรมเนียมรวมการสนับสนุนไหม? | งบประมาณไม่ใช่คำถามเดียว คำถามจริงคือครบระหว่างคระเรียนรู้ได้ก่อนเฉพาะวันจันทร์ |
คำถามที่พบบ่อย
ธุรกิจค้าส่งรายย่อมควรใช้เงินเท่าใดกับอุปกรณ์สแกนบาร์โค้ด?
เครื่องสแกน USB หรือ Bluetooth พื้นฐานราคาอยู่ระหว่างหลายสิบถึงร้อยร้อยยูอน และพีงพอสำหรับการสแกนประจำวัน ไม่ต้องการอุปกรณ์ระดับอุตสาหกรรมนั้น เว้นแต่สภาพแวดล้อมในคลังสินค้าจะรุนแรงจริงไม่ใช่อุปกรณ์แต่เป็นว่าซอฟต์เวร์รองรับโปรแกรมทำงานหลังจากการสแกนได้ครบวงจร
ถ้าพนักงานอ่านภาษาจีนไม่เป็นเลย ระบบหลายภาษายังมีประโยชน์ไหม?
มีประโยชน์ คีย์คือระบบรักษาโครงสร้างข้อมูลที่สม่ำเสมอระหว่างภาษา SKU เดียวกันแสดงเป็น "สายชารจ์ Huawei Type-C" ในภาษาไทยและ "ทัดชารจ์ Huawei Type-C" ในภาษาจีน ทั้งคู่ชี้ไปที่ข้อมูลเดียวกัน ระบบจัดการสินค้าอัจฉริยะของ Ailit รองรับ 7 ภาษาสำหรับเอกสารและการเปลี่ยนหน้าจอ รับประกันว่าพนักงานที่ใช้ภาษาต่างกันเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน
การย้ายจาก Excel ไปยังซอฟต์เวร์จัดการสินค้าใช้เวลานานเท่าใด?
สำหรับธุรกิจที่มี SKU ต่ำกว่า 500 ราย การทำความสะอาดและนำเข้าข้อมูลมักจะใช้เวลา 1-2 วัน ถ้าคุณมี SKU เกิน 2,000 ราย แนะนำให้นำเข้าเป็นกล่วม เริ่มจากประเภทหลักก่อน แล้วค่อยๆเติมส่วนที่เหลือ ทั้งทีมจะไปจากการทำความเข้าใจระบบสู่การสร้างคำสั่งเองได้ในเวลาประมาณ 1 สัปดาห์
อะไรดีกว่าสำหรับธุรกิจค้าส่งรายย่อม: การสแกนบาร์โค้ดหรือ RFID?
บาร์โค้ด ระบบ RFID โดดเด่นในการอ่านเป็นกรุ่มด้วยไม่ต้องสัมผัส และเหมาะกับแวดล้อมขนาดใหญ่ แต่ค่าป้ายและการลงทุนอุปกรณ์สูงกว่างบประมาณของธุรกิจรายย่อมมาก สำหรับธุรกิจค้าส่งรายย่อมส่วนใหญ่ที่มีรายได้ประจำปีระหว่างหลายล้านถึงสิบล้านบาท การสแกนบาร์โค้ดครอบคลุมเฉพาะการรับสินค้า การจัดส่ง และการนับชั้งเป็นอย่างเพียงพอ
