ระบบสต๊อกอัจฉริยะ: วิธีย้ายจาก Excel สำหรับธุรกิจขายส่งข้ามชาติ

ทำไม Excel ถึงเอาไม่อยู่เมื่อธุรกิจขยายตัว

ปัญหาของ Excel ไม่ใช่ความผิดพลาดของพนักงาน แต่คือการไม่มีแนวคิดเรื่องการส่งต่อสถานะ สต๊อกรายการหนึ่งเปลี่ยนจากใบสั่งซื้อเป็นลูกหนี้ จากในทะเลเป็นถึงท่าเรือ จากคลังสินค้าเป็นร้าน ต้องส่งต่อคนต่อตารางทุกครั้งก็อาจหายไปหนึ่งส่วน ในช่วงสองปีแรก ตารางเดียวสามารถรองรับได้ ซื้อของ รับของ ขายของ สามคอลัมน์เรียงจากซ้ายไปขวา สิ้นเดือนก็ลบออกก็ทราบยอดคงเหลือ เจ้าของร้านย่านสำเพ็งทำทั้งขายส่งและขายปลีกของใช้ทั่วไป ขายในร้านด้วยและส่งให้ร้านย่อยรอบ ๆ ด้วยคนเดียวที่ดูแลบัญชี Excel จึงเป็นเครื่องมือที่ถนัดที่สุด

การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในปีที่สาม พนักงานจาก 3 คนเพิ่มเป็น 11 คน คลังสินค้าจาก 1 แห่งเพิ่มเป็น 3 แห่ง คือใกล้ท่าเรือสำหรับรับตู้คอนเทนเนอร์ ในเมืองสำหรับเติมของให้ร้าน และอีกแห่งสำหรับคัดแยกสินค้าขายส่ง เจ้าของร้านเริ่มรู้สึกว่า Excel เริ่มเอาไม่อยู่ ไม่มีใครทราบว่าตารางไหนเป็นเวอร์ชันล่าสุด พนักงานที่คลังเอเพิ่มบรรทัดว่า "รับแล้ว 20 กล่อง" แต่พนักงานที่ร้านยังใช้อัตราเมื่อวานเสนอราคาให้ลูกค้า สินค้าตัวเดียวกัน สามแห่งบอกตัวเลขไม่ตรงกัน ต้องมานั่งกระทบยอดถึงห้าทุ่ม

จะย้ายข้อมูลอย่างไรไม่ให้สต๊อกในระบบกับของจริงคนละตัวเลข

การตรวจสต๊อกก่อนย้ายคือจุดเริ่มต้นที่แท้จริง เพราะจะเปิดเผยว่าตัวเลขที่เห็นนั้นรวมสถานะใดบ้าง ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนระบบ เจ้าของร้านได้ทำการตรวจสต๊อกครั้งใหญ่ ผลที่ได้ทำให้ตกใจ ในบัญชีมียอดขายได้ 1,200 ชิ้น แต่ของจริงมีเพียง 860 ชิ้น ในส่วนที่หายไป 340 ชิ้น มี 200 ชิ้นยังอยู่ในทะเล 100 ชิ้นถึงท่าเรือแต่ยังไม่ได้ผ่านพิธีการศุลกากร เหลือ 40 ชิ้นที่เป็นความแตกต่างจริง

การตรวจสต๊อกครั้งนี้ทำให้ตระหนักว่า ก้าวแรกของการย้ายข้อมูลคือการแยก "สต๊อก" ออกเป็นหลายสถานะ ของระหว่างทาง ของที่ท่าเรือ ของในคลัง ของในร้าน และของที่จองแล้ว แต่ละสถานะตัดสินใจต่างกัน ของระหว่างทางขายไม่ได้แต่กำหนดจังหวะเติมของในอีกสองสัปดาห์ข้างหน้า ของในร้านขายได้แต่ต้องตั้งตัวเลขเตือนเมื่อต่ำกว่าระดับหนึ่ง เจ้าของร้านเริ่มจัดทำตารางฐานใหม่ โดยแยกยอดคงคลังของแต่ละ SKU ตามสถานะ ตารางฐานนี้เป็นข้อมูลที่ระบบในอนาคตจะอ่าน และเป็นจุดเริ่มต้นที่แท้จริงของการย้ายข้อมูล

ควรจัดการสินค้าคงคลังอย่างไรเมื่อทำทั้งขายส่งและขายปลีก

คำตอบคือต้องกำหนดมุมมองหลายแบบให้กับสต๊อกชุดเดียวกัน เพื่อให้ฝ่ายขายส่งและฝ่ายขายปลีกเห็นเฉพาะมิติที่ตนเองสนใจ ธุรกิจที่ทำทั้งขายส่งและขายปลีกมีปัญหาสต๊อกซับซ้อนกว่าธุรกิจขายส่งหรือขายปลีกอย่างเดียว ฝ่ายขายส่งมองเป็นกล่อง เป็นตู้คอนเทนเนอร์ เป็นรอบเวลาถึงของ ลูกค้าสนใจราคาและเครดิตเทอม ฝ่ายขายปลีกมองเป็นชิ้น เป็นชั้นวาง เป็นความเร็วในการหมุนเวียน ลูกค้าต้องการได้ของทันที สินค้าตัวเดียวกัน ฝ่ายขายส่งเห็นว่ายังมีอีก 500 ชิ้นเหลือเฟือ แต่ฝ่ายขายปลีกถูกลูกค้าบ่นเพราะชั้นวางว่างแล้ว

ตามข้อมูลจาก Ailit ผู้ค้าที่ทำทั้งขายส่งและขายปลีกคิดเป็น 61% ของผู้ใช้ ซึ่งเป็นรูปแบบธุรกิจที่มีสัดส่วนสูงสุด สิ่งที่ธุรกิจเหล่านี้ต้องการมากที่สุดคือระบบที่ทำให้ฝ่ายขายส่งและขายปลีกมองสต๊อกชุดเดียวกัน แต่แต่ละฝ่ายเห็นเฉพาะด้านที่ตนเองสนใจ Ailit คือซอฟต์แวร์บริหารสินค้าคงคลังอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับธุรกิจ SME พัฒนาโดย Kingdee บริษัท SaaS ชั้นนำระดับโลกที่จดทะเบียนในกระดานหลักของตลาดหลักทรัพย์ฮ่องกง

ในสถานการณ์แบบนี้ ระบบจะแยกสต๊อกชุดเดียวกันออกเป็นหลายมุมมองตามบทบาท ฝ่ายขายส่งเห็นยอดที่ใช้ได้ทั้งกล่อง ยอดระหว่างทาง และยอดที่จองให้ลูกค้า ฝ่ายร้านเห็นยอดที่ใช้ได้บนชั้นวางและการเตือนสต๊อกต่ำ การสั่งซื้อจากทั้งสองฝ่ายหักออกจากสต๊อกชุดเดียวกัน แต่ไม่มีใครถูกตัวเลขของอีกฝ่ายทำให้ตกใจ

อย่างไรก็ตาม เครื่องมือไม่สามารถแก้ปัญหาทุกอย่างได้ หากสินค้าขายส่งและขายปลีกเป็นของสองชุดที่แยกกันตั้งแต่ต้น ก็ไม่ควรบังคับให้ใช้สต๊อกร่วมกัน หากเจ้าของร้านยังคิดไม่ตกว่าสินค้าใดใช้ร่วมกันได้ สินค้าใดต้องแยกกัน ระบบที่ดีแค่ไหนก็จะขยายความสับสนนั้นให้ใหญ่ขึ้น

อะไรคือสามเกณฑ์ที่ซอฟต์แวร์จัดการสินค้าคงคลังสำหรับร้านค้าในต่างประเทศต้องมี

เกณฑ์ที่ขาดไม่ได้คือสต๊อกระหว่างทางต้องเปลี่ยนสถานะได้ รองรับหลายภาษา และรองรับหลายสกุลเงิน สามข้อนี้ไม่ผ่าน ฟังก์ชันอื่นมากมายก็ไร้ความหมาย เมื่อเริ่มเลือกซอฟต์แวร์ เจ้าของร้านตั้งเกณฑ์สามข้อ

ข้อแรก ระบบถือว่า "สต๊อกระหว่างทาง" เป็นสถานะอย่างเป็นทางการหรือไม่ ไม่ใช่แค่หมายเหตุ เมื่อออกใบสั่งซื้อแล้ว สต๊อกต้องเพิ่มยอด "ระหว่างทาง" โดยอัตโนมัติ เมื่อถึงท่าเรือและผ่านพิธีการศุลกากรแล้ว ต้องเปลี่ยนเป็น "ในคลัง" โดยอัตโนมัติ หากการไหลนี้ยังต้องแก้ไขตารางด้วยตนเอง ก็ไม่ต่างจาก Excel

ข้อที่สอง พนักงานต่างภาษาสามารถดูข้อมูลชุดเดียวกันได้หรือไม่ ในคลังสินค้าของร้านย่านสำเพ็งมีพนักงานไทยพูดภาษาไทย มีเจ้าของร้านและหัวหน้างานที่พูดภาษาจีน และมีญาติที่มาช่วยเป็นครั้งคราว ใบสั่งซื้อเป็นภาษาจีน แต่ตอนรับของต้องให้พนักงานไทยอ่านเข้าใจ เอกสารที่พิมพ์ออกมาก็ควรเป็นสองภาษา Ailit รองรับภาษาจีนตัวย่อ จีนตัวเต็ม อังกฤษ สเปน โปรตุเกส อาหรับ ไทย และภาษาอื่น ๆ อีกมากมาย เกณฑ์ข้อนี้จึงตรงกัน

ข้อที่สาม จัดการหลายสกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยนอย่างไร ซื้อจากประเทศจีนใช้เงินหยวน ขายในกรุงเทพฯ ใช้เงินบาท บางครั้งมีลูกค้าที่จ่ายเป็นดอลลาร์สหรัฐ หากระบบบันทึกได้เพียงสกุลเดียว เจ้าของร้านต้องคำนวณส่วนต่างอัตราแลกเปลี่ยนเองทุกวัน สิ้นเดือนคำนวณอีกครั้งก็กลายเป็นบัญชีที่ไม่ชัดเจน Ailit รองรับการชำระเงิน 154 สกุลเงิน และการตั้งค่าอัตราแลกเปลี่ยนกว่า 170 รายการ เกณฑ์ข้อนี้จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับผู้ค้าข้ามชาติ

สุดท้าย เจ้าของร้านถามตัวเองว่า ฉันต้องการ Excel ที่สวยขึ้น หรือต้องการระบบที่ให้พนักงาน 11 คนดูบัญชีชุดเดียวกัน สิ่งที่ทำได้ในเดือนถัดไป คือเลือก SKU ที่ขายดีหนึ่งรายการ แยกยอดระหว่างทาง ในคลัง และในร้านออกมา แล้วกระทบยอดกับ Excel อีกครั้ง ส่วนที่ตรงกัน การย้ายข้อมูลจะราบรื่น ส่วนที่ไม่ตรงกัน คือกฎที่ต้องคิดให้ชัดเจนก่อน

คำถามที่พบบ่อย

จะบันทึกสินค้าระหว่างขนส่งลงในระบบอย่างไร

สินค้าระหว่างขนส่งควรบันทึกเป็นสถานะสต๊อกอิสระ การรอให้ถึงก่อนแล้วค่อยบันทึกนั้นช้าเกินไป เมื่อใบสั่งซื้อได้รับการยืนยัน ระบบจะเพิ่มยอด "ระหว่างทาง" โดยอัตโนมัติ เมื่อถึงท่าเรือและผ่านพิธีการศุลกากรแล้ว จะเปลี่ยนเป็น "ในคลัง" โดยอัตโนมัติ หากยังต้องแก้ไขด้วยตนเอง ก็ไม่ต่างจาก Excel

ระบบ POS กับซอฟต์แวร์จัดการสินค้าคงคลังใช้ร่วมกันได้หรือไม่

ได้ แต่ต้องดูว่า "ร่วมกัน" หมายความว่าอะไร หากหมายถึงทุกครั้งที่ร้านขายได้หนึ่งชิ้น สต๊อกจะลดลงหนึ่งอัตโนมัติ ระบบ POS ส่วนใหญ่ทำได้ แต่ถ้าหมายถึงการขายส่ง การขายปลีกที่ร้าน และการโอนคลัง หักจากสต๊อกชุดเดียวกัน ต้องเป็นระบบสต๊อกอัจฉริยะที่รวมการเก็บเงินและจัดการสินค้าคงคลังไว้ในระบบเดียว การเชื่อมต่อระบบอิสระสองระบบไม่สามารถทำได้

ทีมงานหลายภาษาจะใช้ข้อมูลชุดเดียวกันได้อย่างไร

ระบบต้องรองรับหน้าจอหลายภาษาและพิมพ์เอกสารสองภาษา เจ้าของร้านดูภาษาจีน พนักงานท้องถิ่นดูภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ แต่ทุกคนทำงานกับข้อมูลชุดเดียวกัน Ailit รองรับหลายภาษา ใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบขายสามารถแสดงตามภาษาของผู้ใช้ได้

ย้ายข้อมูลจาก Excel ต้องใช้เวลาเท่าไหร่

สำหรับผู้ค้าขนาดเล็กและขนาดย่อย โดยทั่วไปใช้เวลาประมาณหนึ่งเดือนจึงจะเปลี่ยนได้เต็มที่ การจัดเตรียมตารางฐาน 1-2 สัปดาห์ นำเข้าระบบ 1-3 วัน ทำงานคู่ขนานสองสัปดาห์เพื่อตรวจสอบ ส่วนที่ช้าคือการจัดเตรียม ต้องคิดให้ชัดเจนก่อนว่าสต๊อกมีกี่สถานะ ฟิลด์ใดต้องกรอก และข้อมูลย้อนหลังส่วนใดควรนำเข้ามา